Vérifications des antécédents scolaires au Canada

Une vérification des antécédents scolaires confirme que les diplômes d'un candidat sont authentiques et ont été délivrés par l'établissement qu'il mentionne, en vérifiant directement le dossier auprès du service des inscriptions de l'école ou de son fournisseur de dossiers agréé, plutôt que de se fier à une copie du diplôme.

Hire Performance confirme l'établissement et le nom du programme, la spécialisation ou le domaine d'études, le type de diplôme (certificat, diplôme ou grade), les dates de fréquentation et la date d'obtention du diplôme le cas échéant, ainsi que le statut du diplôme (obtenu ou non). Pour les formations professionnelles et les cursus techniques, nous vérifions également les apprentissages, les certifications et l'accréditation.

Chaque vérification est effectuée avec le consentement du candidat, est compatible avec les appareils mobiles et gérée de bout en bout par notre équipe canadienne. Les rapports indiquent la source officielle de vérification et signalent toute divergence entre les informations fournies et les déclarations du candidat, permettant ainsi aux responsables du recrutement de prendre leur décision en toute transparence et fiabilité.

Au Canada, la vérification des diplômes est généralement effectuée après une offre d'emploi conditionnelle, dans le cadre d'un processus de sélection complet. Cette méthode permet de dissocier la décision d'embauche des résultats de la vérification et de limiter les risques d'atteinte à la vie privée et aux droits de la personne. Certains employeurs vérifient un diplôme spécifique plus tôt, avant même de faire une offre, lorsque ce diplôme est une condition essentielle à l'examen de la candidature – une pratique courante pour les professions réglementées et les postes techniques spécialisés où un diplôme ou un permis non vérifié entraînerait le rejet immédiat de la candidature.

Hire Performance prend en charge les deux approches et peut configurer le flux de travail selon votre politique : vérifications post-offre combinant les diplômes, les antécédents judiciaires, l’expérience professionnelle et les références, ou vérification pré-offre d’une seule compétence essentielle lorsque le poste l’exige. En cas de délai d’embauche serré, nous pouvons prioriser la compétence essentielle et effectuer les autres vérifications progressivement afin que l’intégration se déroule sans accroc.

Une vérification standard des diplômes confirme les revenus d'un candidat, à partir des archives de l'établissement. Un rapport type comprend :

• Établissement et campus, le cas échéant
• Programme ou spécialisation
• Type de titre (certificat, diplôme ou grade)
• Statut du diplôme (conféré ou non)
• Date d'obtention du diplôme, ainsi que les mentions honorifiques ou distinctions décernées par l'établissement

Les notes et relevés de notes ne sont vérifiés que lorsqu'un candidat les fournit ou que votre politique autorise leur diffusion. Pour les études à l'étranger, nous confirmons leur validité auprès de l'organisme émetteur ou d'un service de vérification agréé et pouvons consulter les cadres d'équivalence des diplômes pour une comparaison avec le système canadien. Les résultats sont présentés de façon claire et vérifiable, toute anomalie étant signalée et expliquée.

Non. La vérification des diplômes confirme les qualifications académiques. La vérification des antécédents professionnels est une vérification distincte qui confirme les titres des postes occupés, les dates d'emploi et parfois les responsabilités auprès des anciens employeurs du candidat.

De nombreux employeurs demandent les deux pour avoir une vision complète des qualifications d'un candidat, ce qui est particulièrement important pour les postes réglementés ou techniques tels que les ingénieurs, les professionnels de la santé, les comptables et les enseignants, où le diplôme et l'expérience professionnelle font tous deux partie des exigences.

Hire Performance peut regrouper la vérification des diplômes avec les vérifications d'emploi, de qualifications et de casier judiciaire dans un seul rapport, vous évitant ainsi de coordonner des demandes ou des fournisseurs distincts.

Hire Performance vérifie les qualifications partout au Canada et à l'international, notamment auprès de :

• Universités et collèges
• Écoles de métiers et programmes d'apprentissage
• Instituts professionnels et organismes de désignation
• Adhésions et permis professionnels liés à un parcours de formation (enseignement, soins de santé et métiers spécialisés)

Dans le domaine de l'éducation internationale, nous collaborons avec des réseaux de vérification internationaux et les services d'inscription des établissements afin de confirmer la légitimité et la validité des diplômes. Lorsqu'un établissement a fermé ses portes ou que ses archives sont archivées, nous contactons le dépositaire officiel de ces archives.

Pour vérifier les diplômes, un candidat fournit son nom complet (y compris tout nom de jeune fille ou ancien nom utilisé pendant ses études), l'établissement et le campus, le programme ou la spécialisation, le type de diplôme, la date d'obtention le cas échéant, et les dates approximatives de fréquentation. Les établissements ont souvent également besoin d'une date de naissance ou d'un identifiant étudiant pour retrouver le dossier, et certains exigent un formulaire de consentement signé ou une autorisation de communication de relevé de notes avant de le confirmer. Notre processus, optimisé pour les appareils mobiles, recueille automatiquement ces informations lors de l'inscription du candidat. L'exactitude des variantes du nom et des périodes est essentielle pour éviter les retards, car le service des admissions effectue ses recherches dans les dossiers précisément grâce à ces détails. Hire Performance gère la validation d'identité, la communication avec le service des admissions et les mises à jour de statut tout au long du processus.

Le délai de traitement dépend de l'établissement et des modalités d'accès à ses archives. Il n'existe pas de délai unique, chaque service d'enregistrement ayant sa propre procédure.

À titre indicatif général :

• Nombreux établissements canadiens et américains : de 1 à 3 jours ouvrables, lorsque le registraire utilise un système de vérification automatisé ou en ligne.
• Recherches manuelles ou dossiers archivés : de 3 à 10 jours ouvrables.
• Établissements internationaux : délai souvent plus long, selon les fuseaux horaires, la langue et les exigences en matière de documentation.

Notre processus recueille les informations du candidat en quelques minutes et notre équipe assure le suivi auprès du service des admissions. Vous recevez des mises à jour régulières au fur et à mesure de l'avancement de la vérification, ainsi qu'un rapport détaillé vous permettant de prendre une décision, signalant toute anomalie.

Pour les études internationales, Hire Performance vérifie directement le diplôme auprès de l'établissement émetteur ou de son organisme de délivrance des diplômes agréé, et s'assure séparément de la légitimité de l'établissement lui-même. Cette deuxième étape permet de démasquer les usines à diplômes : des structures non accréditées qui vendent des diplômes et des relevés de notes sans aucun cursus réel.

Notre processus :

• Confirme le diplôme auprès de l'établissement émetteur ou de son représentant autorisé.
• Valide la légitimité de l'établissement auprès d'organismes d'accréditation reconnus et de registres gouvernementaux.
• Signale les établissements non accrédités ou non reconnus, en expliquant clairement pourquoi.
• Fournit, sur demande, une évaluation de l'équivalence des diplômes par le biais de référentiels reconnus ou de partenaires d'évaluation désignés.

Notre équipe prend en charge la documentation régionale, la traduction et les spécificités des archives afin de garantir un résultat authentique et irréprochable. Les établissements qui délivrent de faux diplômes représentent un risque avéré au Canada, y compris dans les domaines liés à la sécurité publique ; c’est pourquoi la légitimité des institutions est vérifiée et non présumée.

Chaque vérification est effectuée avec le consentement du patient et conformément à la législation canadienne sur la protection des renseignements personnels, notamment la LPRPDE au niveau fédéral et les lois provinciales applicables, comme la LPRPDE de l’Alberta, la LPRPDE de la Colombie-Britannique et la Loi 25 du Québec. Nos mesures de protection comprennent :

• Chiffrement des données en transit et au repos, le cas échéant
• Contrôles d'accès basés sur les rôles et journaux d'audit
• Minimisation des données et durée de conservation limitée
• Obligations contractuelles de sécurité pour tout sous-traitant tiers agréé

Lorsqu'une vérification nécessite un traitement transfrontalier, nous appliquons des garanties juridiques et techniques et assurons une transparence totale quant aux juridictions concernées. Les données sont conservées uniquement le temps nécessaire à la vérification, puis supprimées ou anonymisées de manière sécurisée, conformément à notre politique de conservation des données. En tant que membre de la Professional Background Screening Association (PBSA), Hire Performance respecte les normes reconnues du secteur en matière de traitement des informations des candidats.