Relevés de conduite partout au Canada

Un relevé de dossier de conduite est un document officiel retraçant l'historique de conduite d'une personne, obtenu directement auprès de l'autorité provinciale ou territoriale compétente en matière de permis de conduire. Il offre aux employeurs un aperçu objectif du comportement d'un candidat au volant avant de prendre une décision d'embauche. La plupart des relevés couvrent les trois dernières années (la couverture variant selon la province) et comprennent généralement :

• la catégorie de permis, son statut (actif, suspendu, expiré) et sa date d'expiration ;
• les points d'inaptitude et les restrictions de conduite ;
• les infractions et condamnations au Code de la route ;
• les suspensions, interdictions et mesures administratives ;
• et les collisions à déclarer (lorsque cette information est disponible dans la province).

Le relevé vérifie également le nom, la date de naissance, l'adresse et le numéro de permis du candidat, servant ainsi de vérification d'identité de base. Un relevé de dossier de conduite ne remplace pas les autres vérifications d'antécédents. Il ne révèle pas les condamnations criminelles sans lien avec la conduite, le parcours scolaire, les références ni la solvabilité. Pour obtenir un profil de risque complet, il est recommandé de le combiner avec une vérification du casier judiciaire, une vérification des antécédents professionnels ou une vérification des diplômes.

Les relevés de dossier de conduite sont largement utilisés pour tous les postes où les employés conduisent des véhicules pour le compte de l'entreprise ou régulièrement dans le cadre de leur travail.

Parmi les postes courants, on retrouve :

• les chauffeurs-livreurs et les coursiers,
• les techniciens de maintenance et le personnel d'intervention sur le terrain,
• les commerciaux et les gestionnaires de comptes,
• les aides à domicile et les intervenants communautaires,
• ainsi que les employés des services municipaux et des travaux publics.

Les secteurs d'activité qui utilisent les relevés de dossier de conduite incluent : le transport et la logistique, les services sur le terrain, la construction, les services publics, le pétrole et le gaz, la santé, le commerce de détail et de gros, le secteur public et l'hôtellerie-restauration (par exemple, les services de navette ou de voiturier). Les employeurs utilisent ces relevés pour vérifier la validité de la catégorie de permis, consulter les points de pénalité et les condamnations, et se conformer aux exigences des assureurs et des organismes de réglementation. Les relevés facilitent également le suivi annuel et les analyses post-incident dans le cadre des programmes de conformité et de sécurité. Hire Performance répond aux besoins des employés occupant un poste unique comme à ceux des gestionnaires de flottes importantes grâce à des processus standardisés, des délais de traitement rapides et un système de consentement sécurisé. Nous vous aidons à adapter la fréquence et la portée des vérifications en fonction du poste, du type de véhicule et du niveau de risque.

 Il existe plusieurs types de rapports, et le choix du rapport approprié dépend de vos exigences en matière d'assurance, juridiques et réglementaires. Les plus courants sont :

• Relevé de conduite certifié ou non certifié sur 3 ans — la norme pour la plupart des décisions d'embauche
• Relevé de conduite certifié ou non certifié sur 5 ans — un historique plus détaillé
• Dossier de conduite complet ou étendu — l'intégralité de votre historique de conduite
• Vérification du permis de conduire — une simple confirmation de la validité du permis
• Attestation de conducteur — souvent demandée à des fins réglementaires spécifiques.

Les relevés certifiés comprennent un sceau en relief du ministère des Transports, exigé par certaines procédures juridiques et compagnies d'assurance. En Ontario, seul le titulaire du permis peut commander un relevé de conduite certifié. Les relevés non certifiés contiennent les mêmes renseignements et sont plus rapides à obtenir. Il existe également des relevés de conduite pour exploitants de véhicules commerciaux (RCVTC). Ce relevé est destiné aux conducteurs de véhicules commerciaux. Il contient des données sur 5 ans, notamment sur les inspections, les condamnations et les collisions. Hire Performance peut vous aider à déterminer le type de rapport qui convient le mieux à votre rôle, à votre secteur d'activité et à vos exigences de conformité.

 Le processus est conçu pour être simple, tant pour vous que pour le candidat :

• Vous soumettez une demande via notre plateforme eScreener.
• Le candidat reçoit un lien sécurisé et adapté aux appareils mobiles pour donner son consentement et fournir les renseignements requis (p. ex., numéro de permis, province/territoire émetteur).
• Notre équipe valide les renseignements et récupère le résumé directement auprès de l’autorité compétente.
• Vous recevez un rapport prêt à prendre une décision, transmis en ligne de façon sécurisée.

Pour les programmes de gestion de flottes ou à volume élevé, nous pouvons regrouper les demandes, définir des objectifs de niveau de service et planifier des vérifications périodiques automatisées, conformément à votre politique de sécurité.

Hire Performance fournit des relevés de dossier de conduite pour toutes les provinces et tous les territoires canadiens, à l'exception de l'Alberta. En Alberta, aucun tiers n'est autorisé à obtenir un relevé de dossier de conduite ; seul le demandeur peut en faire la demande. Chaque province ou territoire possède ses propres règles en matière de données, sa terminologie et ses exigences d'autorisation. Nous gérons ces détails pour vous. La période couverte par un rapport varie également d'une province à l'autre. Pour les organisations ayant des activités transfrontalières, nous pouvons coordonner les vérifications des dossiers de conduite américains (MVR) par l'intermédiaire de partenaires agréés, en veillant à obtenir le consentement éclairé et à respecter la conformité. Si votre personnel est réparti dans plusieurs régions, nous standardisons le processus pour faciliter la comparaison tout en tenant compte des spécificités locales.

 Les extraits proviennent directement des autorités de délivrance des permis, ce qui garantit leur grande fiabilité. Cependant, ils ne représentent qu'une situation à un instant T ; les nouveaux événements n'apparaîtront donc qu'à la prochaine consultation. Il est donc recommandé de procéder à des vérifications périodiques. Fréquence de vérification suggérée :

• Conducteurs professionnels ou commerciaux : annuellement
• Fonctions à risque modéré (conduite occasionnelle) : tous les 24 à 36 mois
• Flottes à haut risque ou après un incident de sécurité : vérifications plus fréquentes ou ponctuelles.

Hire Performance vous aide à définir une fréquence de vérification adaptée à votre rôle, au niveau de risque et à la juridiction concernée, et propose une planification automatisée ainsi que des rappels pour assurer le bon déroulement de votre programme.

Le dossier de conduite se concentre sur un conducteur individuel : sa catégorie de permis, ses condamnations, ses points d’inaptitude, ses restrictions et son historique d’accidents.

Le dossier d’exploitation de véhicules commerciaux (DEVC) ou le dossier du Code national de sécurité (CNS) évalue la performance en matière de sécurité d’un transporteur ou d’une flotte, notamment les audits, les infractions et la conformité de l’entreprise.

Les employeurs qui embauchent des conducteurs de véhicules commerciaux peuvent avoir besoin des deux : le dossier de conduite pour vérifier l’admissibilité individuelle et le DEVC/CNS pour surveiller la conformité de l’entreprise. Hire Performance peut regrouper ces vérifications afin d’uniformiser la documentation pour tous les rôles, catégories de véhicules et provinces.

Les exigences varient selon la province, mais comprennent généralement le nom complet du candidat, sa date de naissance, son numéro de permis, la province ou l'autorité compétente et un consentement signé. Notre plateforme de vérification électronique guide les candidats tout au long d'un processus sécurisé et adapté aux appareils mobiles pour la validation de leur identité et la collecte de leur consentement.

Les délais de traitement varient selon la province et le territoire. Dans la plupart des cas, les résultats sont livrés en 1 à 5 jours ouvrables. L'Ontario est généralement la province la plus rapide, avec un délai d'environ 1 jour ouvrable, tandis que des provinces comme le Nouveau-Brunswick (2 à 3 jours), la Nouvelle-Écosse (3 jours) et le Québec (7 à 10 jours) affichent des délais légèrement plus longs.

Certaines provinces prennent plus de temps : la Colombie-Britannique, avec une moyenne d'environ 10 jours ouvrables, le Manitoba, avec environ 20 jours, et Terre-Neuve-et-Labrador, avec des délais pouvant atteindre 30 jours ou plus. La Saskatchewan, l'Île-du-Prince-Édouard et les trois territoires prennent généralement plus de 10 jours ouvrables.

L'Alberta fait exception : en raison de sa législation sur la protection des renseignements personnels, les tiers ne peuvent pas commander de relevés de casier judiciaire pour le compte des candidats.

Seul le candidat concerné peut demander son propre dossier. Ces délais sont des estimations approximatives et peuvent varier au cours de l'année. Si des retards surviennent lors du traitement de votre demande, notre équipe vous en informera dès que possible. Pour les embauches urgentes, veuillez nous en informer afin que nous puissions établir les attentes et prioriser les demandes en conséquence.