Pourquoi les employeurs ont besoin de vérifications de casier judiciaire

Les employeurs ont besoin vérifications de casier judiciaire à:

• Assurer la sécurité au travail
• Répondre aux exigences légales
• Protéger l’intégrité de leurs opérations
• Sauvegarder la confiance des clients
• Déterminer l'aptitude des candidats à occuper des postes à haut risque
• Réduire la responsabilité en cas d'incidents
• Soutenir la conformité aux réglementations spécifiques à l’industrie 
• Créer une responsabilité

Ces contrôles permettent de vérifier l’adéquation d’un candidat à des postes, en particulier dans les secteurs où la confiance et la responsabilité sont essentielles. Par exemple, les professionnels de la santé travaillent souvent avec des populations vulnérables et les éducateurs interagissent avec des enfants et des jeunes adultes – deux scénarios nécessitant un contrôle de qualité élevé pour atténuer les risques.

Au-delà de ces secteurs, les institutions financières et les postes impliquant des données ou des actifs sensibles s'appuient également sur la vérification du casier judiciaire pour se protéger contre la fraude et les failles de sécurité.

Le respect des lois provinciales et fédérales, comme la Loi sur la réforme des vérifications des dossiers policiers (PRCRA) en Ontario, est une autre raison essentielle. Les employeurs doivent suivre des processus structurés lorsqu'ils demandent des chèques, protégeant la vie privée des candidats et se protégeant contre les divulgations inappropriées. Pour les rôles nécessitant des vérifications relatives au secteur vulnérable, les organisations doivent s'aligner sur des lois telles que la Loi sur les services à l'enfance, à la jeunesse et à la famille pour remplir des mandats spécifiques.

En effectuant des contrôles approfondis, les employeurs remplissent leurs responsabilités juridiques tout en promouvant la responsabilité et le professionnalisme.

Types de vérifications de casier judiciaire en Ontario

L'Ontario compte trois principaux types de vérifications de casier judiciaire; chacun s’applique à différents besoins en matière d’emploi et de bénévolat et offre différents niveaux de détail. Comprendre ces options aide les employeurs à aligner le type de vérification des dossiers sur les risques et les responsabilités associés à chaque poste, garantissant ainsi la conformité et la sécurité sur le lieu de travail.

Vérification de casier judiciaire (de base) 

Cette vérification est un simple examen des condamnations criminelles provenant de la base de données du Centre d'information de la police canadienne (CIPC). Il s’agit généralement de rôles qui n’impliquent pas de populations vulnérables, comme les fonctions administratives, vente au détail, service client, travail en entrepôt, support informatique, hospitalité, des postes de bureau de niveau débutant ou d'autres emplois nécessitant un minimum de sécurité ou de risque. Il confirme les antécédents criminels d’un demandeur sans examiner les questions judiciaires ou les détails non-condamnation.

Vérification du casier judiciaire et des affaires judiciaires

Cette option plus complète comprend les condamnations, les verdicts de culpabilité en vertu de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents et les accusations ou mandats en suspens. Les employeurs de la finance ou de la logistique exigent souvent ce contrôle pour garantir la fiabilité et la conformité légale des candidats aux postes à responsabilité.

Vérification du secteur vulnérable (Ontario)

Il s'agit de la vérification la plus détaillée disponible, conçue pour les rôles impliquant des enfants, des personnes âgées ou d'autres groupes vulnérables. Il couvre tous les éléments des contrôles précédents et comprend les infractions graciées pour crimes sexuels, ainsi que les enregistrements des conclusions non pénales liées à la santé mentale. Rôles dans soins de santé, l’éducation, les soins, l’entraînement sportif, le service communautaire et le travail social nécessitent généralement cet examen minutieux.

Cadre juridique pour les vérifications de casier judiciaire en Ontario (mises à jour de 2025)

La Loi sur la réforme des vérifications de casier judiciaire (PRCRA) a normalisé les vérifications de casier judiciaire dans tout l'Ontario pour assurer la transparence. 

La loi exige le consentement éclairé pour la vérification des dossiers et restreint la divulgation de données sensibles, telles que les interactions non criminelles avec la police ou les rencontres liées à la santé mentale. Les individus doivent examiner leurs résultats avant de les partager avec les employeurs. 

Les dossiers des jeunes et les informations concernant le fait d'être victime ou témoin d'un crime ne peuvent pas être divulgués pour protéger la vie privée. Des exemptions spécifiques s'appliquent à des secteurs tels que l'éducation et la garde d'enfants, qui peuvent nécessiter des contrôles approfondis.

Mises à jour sur les vérifications de casier judiciaire en Ontario en 2025

Des mises à jour récentes mettent l’accent sur les responsabilités de l’employeur et les améliorations en matière de confidentialité :

• Les employeurs doivent veiller à ce que les contrôles soient conformes aux lois sur les droits de l'homme, en évitant toute discrimination fondée sur des infractions graciées ou des condamnations sans rapport.
• Une responsabilité accrue nécessite des garanties solides pour le traitement des données sensibles obtenues lors des contrôles.
• Une nouvelle législation sur la protection de la vie privée pourrait aligner plus étroitement l'Ontario sur les normes fédérales comme la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), comblant ainsi les lacunes dans la gestion des données des employés.
• Des vérifications générales des dossiers seront disponibles le 1er janvier 2025. Après cette date, les employeurs pourront avoir un accès plus large à certaines vérifications des dossiers, en fonction de réglementations ou d'exigences supplémentaires.

Les nouveaux règlements en vertu de la PRCRA entreront en vigueur le 1er janvier 2025.

• Les modifications exempteront les vérifications de casier judiciaire requises en vertu de la Loi sur les services à l'enfance, à la jeunesse et à la famille et de la Loi sur l'adoption internationale des exigences spécifiques de la PRCRA. Cela crée une portée plus étroite pour les exemptions liées à des secteurs particuliers.
• La province examine actuellement la PRCRA pour déterminer à quelle fréquence les employeurs peuvent demander une vérification du casier judiciaire des candidats ou des employés. Cette révision pourrait introduire de nouvelles lignes directrices qui normalisent ces aspects, ce qui aurait un impact sur les pratiques d'embauche et de recrutement.

Lois sur la confidentialité et obligations de l'employeur

Les employeurs doivent équilibrer la diligence raisonnable et le respect de la vie privée des candidats. Les règlements suivants renforcent l’engagement de l’Ontario envers l’équité, la transparence et la confidentialité en matière de sélection d’emploi :

• Le Code des droits de la personne de l'Ontario protège les personnes contre la discrimination en matière d'emploi en raison d'infractions graciées.
• Les employeurs doivent démontrer que la vérification des antécédents est pertinente et nécessaire pour le poste, en particulier lors de la divulgation de données sensibles.
• Les meilleures pratiques en matière de confidentialité incluent la limitation de la conservation des données, la restriction de l'accès aux informations sensibles et la réalisation d'audits réguliers des procédures de vérification des antécédents.

Guide étape par étape pour effectuer des vérifications de casier judiciaire en Ontario

Voici un guide pratique pour naviguer vérifications du casier judiciaire pour l'embauche en Ontario :

Étape n°1 : Déterminer le besoin

Déterminez le type de vérification de casier judiciaire approprié pour le rôle :

• Vérification de casier judiciaire : Pour des postes sans contact avec des populations vulnérables.
• Vérification du casier judiciaire et des affaires judiciaires : Pour ceux qui ont besoin d’accéder à des informations sensibles ou de faire confiance.
• Vérification du secteur vulnérable : Un incontournable pour les postes impliquant des enfants, des personnes âgées ou des personnes nécessitant des soins.

Étape n°2 : Obtenez le consentement du candidat

Expliquez pourquoi vous avez besoin du chèque et ce qu'il couvre. Partagez un aperçu clair du processus, puis obtenez l'approbation du candidat. La Loi sur la réforme des vérifications des dossiers de police exige cette étape.

Étape n°3 : Choisissez un fournisseur

Choisissez un service de vérification des antécédents digne de confiance. Des fournisseurs comme Hire Performance proposent des vérifications efficaces et fiables qui sont conformes aux lois de l’Ontario.

Étape n°4 : Soumettez votre demande

Rassemblez les documents nécessaires, comme une pièce d'identité, et envoyez-les à votre fournisseur. Pour les vérifications auprès des secteurs vulnérables, suivez les instructions spécifiques de la police locale.

Étape n°5 : Examiner les résultats

Une fois que le candidat a examiné et autorisé le rapport, vous pouvez examiner les conclusions et vous concentrer sur les informations liées au poste. Stockez ou supprimez en toute sécurité les informations sensibles pour protéger la vie privée du candidat.

Étape n°6 : prenez votre décision

Utilisez les résultats pour décider s’il faut aller de l’avant avec le candidat. Évitez les décisions biaisées et si quelque chose n’est pas clair, obtenez des conseils juridiques. Gardez une trace de la façon dont vous avez pris votre décision pour référence future.

Défis auxquels les employeurs sont confrontés lors des vérifications de casier judiciaire

La vérification du casier judiciaire est essentielle, mais le processus n’est pas toujours fluide. Les employeurs se sentent souvent dépassés par les défis qui peuvent retarder ou compliquer les décisions d'embauche. Voici un aperçu de certains de ces problèmes courants :

• Délais de traitement : Les délais de traitement peuvent dépendre du type de chèque et de la juridiction. Les vérifications auprès des personnes vulnérables prennent généralement plus de temps en raison d'exigences plus strictes. 
• Informations manquantes ou peu claires : Les rapports peuvent parfois manquer de clarté ou contenir des détails limités sur une infraction, ce qui rend plus difficile la détermination de sa pertinence par rapport au rôle. 
• Problèmes de consentement et de conformité : Ne pas obtenir le consentement approprié du candidat ou mal comprendre une législation telle que la Loi sur la réforme des vérifications des dossiers de police peut entraîner des risques juridiques.
• Problèmes de confidentialité : Une mauvaise gestion des informations peut enfreindre les lois sur la confidentialité et éroder la confiance des candidats.
• Enregistrements faux ou trompeurs : Les employeurs peuvent rencontrer des divergences ou des documents fabriqués de toutes pièces soumis par les candidats.
• Variations régionales : Différentes juridictions peuvent avoir des exigences ou des limitations différentes, ce qui crée de la confusion lors du recrutement interprovincial.

Existe-t-il d’autres vérifications que la vérification du casier judiciaire ?

En plus de la vérification du casier judiciaire, les employeurs au Canada peuvent utiliser d'autres services de vérification des antécédents pour s'assurer qu'ils embauchent le bon candidat, notamment :

• Vérifications de références professionnelles: Ceux-ci vérifient antécédents professionnels, les rôles professionnels, les performances et le comportement au travail grâce à des conversations directes avec d'anciens employeurs ou superviseurs. Ils donnent un aperçu des habitudes de travail, des compétences interpersonnelles et des points forts du candidat.
• Vérification des études et des titres de compétences: Veille à ce que le demandeur diplômes et certifications académiques sont précis et répondent aux exigences du rôle.
• Résumés des conducteurs: Ces chèques examiner le dossier de conduite du candidat pour violations ou suspensions (pour les rôles exigeant que le candidat conduise un véhicule).
• Vérifications des médias sociaux: Évaluer les résultats d’un candidat comportement public en ligne pour voir si cela correspond aux valeurs de l’entreprise.
• Vérifications de crédit: Généralement utilisés pour des rôles impliquant des responsabilités financières, ces contrôles évaluer la stabilité financière et identifier les risques potentiels.
• Vérifications améliorées du casier judiciaire et vérifications auprès des personnes vulnérables: Ce sont des contrôles plus détaillés souvent requis pour des rôles impliquant des populations vulnérables ou des environnements à haute sécurité.
• Vérifications de casier judiciaire international: Cette vérification fournit un aperçu des antécédents criminels des juridictions internationales pour les candidats ayant des antécédents dans d'autres pays.
• Entretiens de sortie et vérification des accréditations: Outils supplémentaires pour mieux comprendre les candidats et confirmer les qualifications spécialisées.

FAQ sur les vérifications de casier judiciaire en Ontario