Ce Qu’il Faut Savoir Sur Les Vérifications Des Antécédents Aux É.-U. Vs Au Canada

Grandes Différences: Structure Et Portée

On suppose souvent que le Canada et les É.-U. fonctionnent pareil, mais c’est l’inverse. Le Canada s’appuie sur une base de données centrale (GRC), alors que les É.-U. reposent sur un ensemble disparate de tribunaux locaux. Si vous embauchez à travers les frontières, savoir où « vit » l’information est l’étape 1.

Canada

Les données de casier criminel sont centralisées via le Centre d’information de la police canadienne (CPIC) de la GRC. Les vérifications dirigées par la police, les vérifications bonifiées et les vérifications du secteur vulnérable suivent des normes fédérales; toutefois, les provinces et certains programmes ajoutent des règles et critères d’admissibilité.

Les employeurs commandent souvent des vérifications de casier fondées sur le CPIC (par nom et date de naissance) et des vérifications bonifiées/secteur vulnérable pour les postes impliquant des enfants ou des personnes vulnérables.

États‑Unis

Les dossiers sont largement décentralisés. Une  vérification criminelle complète commence généralement par une piste du NAS (SSN trace) pour établir l’historique d’adresses/alias, puis des recherches aux tribunaux de comté, où sont consignées les arrestations et condamnations. Il n’existe pas de base de données criminelle nationale accessible comme le CPIC; on combine les dossiers de comté, d’État et fédéraux pour un portrait complet.

Niveaux de vérification

Toutes les vérifications d’antécédents ne révèlent pas la même chose. Certaines examinent uniquement les condamnations; d’autres englobent des renseignements policiers ou judiciaires plus larges. Les noms et processus varient aussi d’un pays à l’autre—assurez‑vous de savoir ce que vous commandez.

Canada

Les vérifications canadiennes misent sur la confiance et la conformité réglementaire. L’employeur choisit le niveau selon la sensibilité du poste, du niveau d’entrée jusqu’aux contrôles impliquant une revue policière.

Vérification de casier criminel standard (CPIC)

La vérification de casier criminel du Canada est la vérification de base la plus courante. Elle extrait les condamnations du CPIC à partir du nom et de la date de naissance du candidat. C’est rapide et efficace, mais cela n’inclut pas les accusations en cours ni certains renseignements non liés à une condamnation. Pour bien des postes, c’est suffisant.

Vérification Criminelle Bonifiée (CPIC + PIP) / Vérification du Secteur Vulnérable (VSV)

Certains emplois exigent un examen plus poussé. Les vérifications bonifiées, y compris la VSV, vont au‑delà des condamnations pour capter des informations supplémentaires liées à l’historique du candidat. Elles impliquent souvent la prise d’empreintes digitales et une participation directe d’un service de police.

Ces vérifications sont réservées légalement aux postes de grande confiance (enfants, aînés, personnes en situation de handicap) et assurent le respect de normes réglementaires strictes.

Empreintes Digitales

La prise d’empreintes est la méthode d’authentification d’identité la plus fiable et s’impose lorsque la recherche par nom ne suffit pas. Hire Performance offre des services d’empreintes digitales numériques accrédités par la GRC dans plus de 50 emplacements au Canada, avec transmission sécurisée vers la GRC; la plupart des résultats sans signalement sont retournés en trois jours ouvrables environ.

Les candidat(e)s doivent apporter deux pièces d’identité gouvernementales valides, dont une avec photo—un processus rapide et conforme aux normes de sécurité.

États‑Unis

Les vérifications américaines suivent une démarche par couches. Chaque étape (piste d’identité, recherche par comté, registre d’État ou fédéral) ajoute des détails pour compléter le portrait.

Piste du NAS (SSN trace)

La vérification criminelle débute par la piste du numéro d’assurance sociale (NAS/SSN). On confirme l’identité et on bâtit l’historique d’adresses. Ces adresses guident ensuite les comtés à rechercher pour les dossiers judiciaires. Sauter cette étape, c’est risquer de manquer des juridictions clés.

Recherches Criminelles par Comté

Le palais de justice du comté détient l’essentiel des dossiers criminels américains, ce qui en fait l’épine dorsale du dépistage. Les employeurs doivent couvrir chaque comté lié à la résidence, à l’emploi ou aux études du candidat. Se fier aux bases de données nationales seulement est risqué; les recherches de comté sont la voie pour obtenir des résultats complets et à jour.

Vérifications à L’échelle de l’État et au Fédéral

Selon le poste et la juridiction, on peut ajouter des recherches au niveau de l’État ou au fédéral (registres des délinquants sexuels, dépôts d’État, dossiers des tribunaux fédéraux). Ces couches s’ajoutent aux recherches par comté pour un portrait exhaustif.

Ce Qui Est Légal vs ce Qui Est Requis

Les règles varient d’un pays à l’autre et, au Canada, d’une province à l’autre.

• Canada: Les employeurs doivent respecter les normes fédérales concernant les vérifications effectuées par la police et les règles provinciales pouvant imposer des exigences additionnelles (p. ex., santé, éducation). Les vérifications du secteur vulnérable ont des seuils plus élevés et des cas d’usage précis. Vérifiez toujours l’admissibilité du poste avant de commander une vérification bonifiée/VSV.
• États‑Unis: La loi fédérale FCRA encadre la façon dont les agences d’évaluation des consommateurs et les employeurs traitent les rapports d’antécédents. Elle exige une divulgation distincte et un consentement écrit, ainsi que des étapes de décision défavorable (préavis, copie du rapport, résumé des droits, délai pour contester). Les États ajoutent des couches (interdictions d’utiliser certains dossiers d’arrestation, limites sur l’ancienneté des condamnations). Les étapes de la FCRA sont obligatoires si vous utilisez une agence de rapports de consommation.

Embauche Transfrontalière et Rôles à Distance/Hybrides

Vous embauchez de l’autre côté de la frontière? Prévoyez du travail en double.

Vous pourriez avoir besoin à la fois de vérifications canadiennes (CPIC/bonifiée) et américaines (piste du NAS et recherches par comté) si la personne a travaillé dans les deux pays ou si les fonctions à distance relèvent des lois des deux pays.

Pour les Canadien(ne)s travaillant pour un employeur américain (ou l’inverse), traitez sérieusement les lois sur la vie privée et les transferts de données. Utiliser un fournisseur américain pour des vérifications au Canada peut créer des enjeux de conformité; assurez‑vous que le fournisseur traite les données canadiennes selon les lois locales. Hire Performance est une entreprise canadienne qui opère à l’échelle internationale et propose des options de dépistage pour les É.-U. et l’étranger, ce qui réduit la friction liée à la vie privée transfrontalière.

Pièges Courants Pour les Employeurs

Même de bonne foi, on peut trébucher sur la conformité. Voici les pièges fréquents et comment les éviter:

Utiliser le Mauvais Formulaire de Consentement

Les formulaires de divulgation et d’autorisation FCRA (É.-U.) ne remplacent pas les formulaires de consentement policiers au Canada. Chaque système a sa formulation, ses droits d’accès et ses exigences procédurales. Les mélanger entraîne non‑conformité, contestations ou refus.

Vie Privée et Choix du Fournisseur

Le droit canadien en matière de protection des renseignements personnels ne concorde pas toujours avec les pratiques américaines. Un fournisseur basé aux É.-U. peut poser problème si non conforme aux normes canadiennes. Choisissez des partenaires qui maîtrisent la gestion transfrontalière des données et protègent votre organisation.

Ignorer les Règles Linguistiques au Québec

Les documents d’emploi, y compris les consentements, doivent souvent être fournis en français ou en version bilingue pour être opposables. Miser sur l’anglais seulement peut entraîner des retards, des défis juridiques et de la frustration. Assurez‑vous que vos formulaires respectent les exigences du Québec avant de les soumettre.

Se Fier Uniquement aux Recherches Par Nom Pour Les Embauches aux É.-U.

Une recherche nationale par nom peut paraître efficace, mais elle est incomplète. Comme les dossiers criminels pré‑emploi sont principalement conservés au niveau des comtés, sauter la piste du NAS et les recherches aux palais de justice des comtés crée des angles morts.

Liste de Vérification Rapide Avant de Commander

Avant de cliquer sur «Commander», assurez‑vous d’avoir couvert le légal, la juridiction et la vie privée. Quelques minutes maintenant évitent des délais et des coûts.

• Confirmer le fondement légal de la vérification (le poste est‑il admissible à une vérification bonifiée/secteur vulnérable?)
• Déterminer les juridictions à couvrir (province + comtés américains où la personne a vécu/travaillé).
• Préparer des formulaires de consentement distincts et conformes (étapes FCRA aux É.-U.; formulaires compatibles police/GRC au Canada).
• Au Québec, fournir les documents en français ou bilingues selon l’exigence.
• Vérifier les politiques du fournisseur en matière de confidentialité/résidence des données; choisir un fournisseur qui comprend les règles canadiennes et américaines.
• Conserver la preuve des étapes de décision défavorable aux É.-U. (préavis, copie du rapport, délai d’attente), s’il y a lieu.

FAQ sur les vérifications de casier criminel au Canada et aux É.-U.

Dois‑je prendre les empreintes du/de la candidat(e) pour la VSV?

Certaines vérifications bonifiées/du secteur vulnérable exigent des empreintes pour authentifier l’identité ou faire des recherches policières; le processus varie selon la province et le poste.

Combien de temps ça prend?

Ça dépend. Les vérifications par nom sont souvent rapides; les vérifications bonifiées/VSV (et les recherches internationales ou dans de multiples comtés) prennent plus de temps. L’eScreener de Hire Performance accélère la commande et la vérification d’identité.

Puis‑je utiliser un formulaire de consentement américain au Canada?

Non. Les exigences de consentement et de divulgation diffèrent. Utilisez des formulaires propres à la juridiction. Au Québec, assurez‑vous d’avoir une version française lorsque requis.

Nous sommes « remote‑first ». Doit‑on vérifier partout où la personne a vécu?

Ciblez les juridictions liées à l’historique de résidence et d’emploi pertinent. Si les fonctions exposent l’entreprise aux obligations d’un autre pays, ajoutez les vérifications de ce pays.

Hire Performance convient‑elle aux petites entreprises?

Oui. Hire Performance offre des options à l’utilisation et sans minimums—idéal pour les petites comme pour les grandes organisations.

Comment Hire Performance Rend Les Vérifications Simples et Sans Risque

Avec Hire Performance, vous profitez d’un système eScreener sans papier, d’une vérification d’identité sécurisée propulsée par la technologie Kount, et d’une équipe canadienne qui gère les vérifications au Canada, aux É.-U. et à l’international.

Le processus prend environ 15 minutes avec deux pièces d’identité, sans exigence de volume minimal. C’est simple pour les entreprises de toute taille d’effectuer des vérifications sans contrats rigides ni frais supplémentaires. Vous obtenez des prix clairs, aucun minimum et des forfaits adaptés à vos besoins d’embauche.

Pour les vérifications criminelles aux É.-U., HPI va au‑delà d’une simple base de données en intégrant la piste du NAS et les recherches aux palais de justice des comtés. Au Canada, les vérifications bonifiées et du secteur vulnérable sont réalisées en partenariat avec des corps policiers afin d’assurer la conformité.

Avertissement: Hire Performance travaille exclusivement avec des employeurs. Nous ne fournissons pas de vérifications d’antécédents aux particuliers.