Comment Les Vérifications De Casier Judiciaire Diffèrent D'une Province Canadienne À L'autre

5 Points Essentiels

1. Une base de données nationale, dix processus locaux. Chaque vérification interroge le CIPC, le système national de la GRC. Tout ce qui l'entoure relève du provincial.

2. L'Ontario est la province la plus rigoureusement réglementée. La Loi sur les dossiers de police (Police Record Checks Reform Act) normalise précisément ce que chaque niveau de vérification peut divulguer.

3. Quatre provinces ont leur propre loi sur la protection des renseignements personnels. Le Québec, la Colombie-Britannique et l'Alberta ont chacun leur loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé; l'Ontario a sa propre loi sur les vérifications de dossiers.

4. Certaines provinces vérifient plus que le CIPC. L'Alberta consulte aussi les dossiers judiciaires provinciaux. Le Manitoba y ajoute des registres distincts sur la maltraitance.

5. La terminologie n'est pas uniforme. Une «vérification des antécédents policiers» en Alberta n'est pas le même produit qu'une «vérification de casier judiciaire» en Ontario, même lorsque le niveau de risque du poste est identique.

Vérifications De Casier Judiciaire Au Canada: Un Guide Province Par Province Pour Les Employeurs

Chaque Vérification De Casier Judiciaire Au Canada interroge le Centre D'information De La Police Canadienne (CIPC), la base de données nationale administrée par la GRC qui répertorie les condamnations criminelles, les accusations en instance et les mandats. Cette recherche est encadrée par des règles fédérales et retourne le même noyau d'informations, peu importe où réside le candidat.

Le consentement est également universel. Aucun service de police ni fournisseur de vérification ne procédera à une vérification sans l'autorisation éclairée et documentée du candidat, qui examine d'ailleurs lui-même son résultat avant qu'il ne vous soit transmis.

La troisième constante est le seuil de la prise d'empreintes digitales. Lorsqu'un nom et une date de naissance produisent une correspondance possible avec un dossier du CIPC, le dossier ne peut être résolu sur la seule base des données biographiques. La prise d'empreintes digitales est alors requise pour confirmer ou écarter l'identité, ce qui allonge les délais dans chaque province.

« La base de données nationale, c'est la partie facile. Ce qui complique la vie des employeurs, c'est tout ce qui s'y superpose, parce que cette couche est écrite par dix législatures différentes et administrée par plus d'une centaine de services de police. » — Maria McParland

Provinces Ayant Leur Propre Loi Sur Les Vérifications De Dossiers Ou Sur La Protection Des Renseignements Personnels

Ontario

L'Ontario possède le régime de vérification de dossiers le plus rigoureusement encadré au pays. La Loi sur les dossiers de police (Police Record Checks Reform Act, ou PRCRA) normalise ce que chaque niveau de vérification peut divulguer et restreint la communication des renseignements sur les accusations n'ayant pas mené à une condamnation, des contacts liés à la santé mentale et des dossiers où la personne était une victime ou un témoin.

L'Ontario possède aussi la structure policière municipale la plus fragmentée du pays. Le ministère du Solliciteur général répertorie 43 services de police municipaux en plus de la Police Provinciale de l'Ontario (OPP), ainsi que neuf services de police autonomes des Premières Nations. Le processus local varie donc davantage que ce à quoi la plupart des employeurs s'attendent.

Deux niveaux sont couramment demandés: La Vérification De Casier Judiciaire (Niveau 1) et la Vérification De Casier Judiciaire Et Des Affaires Judiciaires (Niveau 2), toutes deux accessibles via eScreener de HPI. Notre guide étape par étape sur l'Ontario traite du processus en détail.

Quebec

La loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modifiée par la Loi 25, régit la collecte, la conservation et le transfert des données des candidats. Comme elle a été jugée substantiellement similaire à la Loi sur la Protection Des Renseignements Personnels Et Les Documents Électroniques (LPRPDE), elle s'applique généralement à la place de la loi fédérale pour les renseignements traités au Québec. La LPRPDE continue de s'appliquer aux employeurs sous réglementation fédérale, comme les banques, les compagnies aériennes et les entreprises de télécommunications, ainsi qu'aux données qui traversent les frontières provinciales ou nationales.

Les services de police relèvent de la Sûreté du Québec à l'échelle provinciale, avec le SPVM à Montréal et des services municipaux ailleurs.

La disposition qui pose problème aux employeurs situés hors Québec est l'article 18.2 de la Charte des droits et libertés de la personne du Québec. Elle interdit de congédier, de refuser d'embaucher ou de pénaliser une personne en raison d'une condamnation sans lien avec l'emploi, ou d'une infraction pardonnée. Les politiques générales exigeant un «dossier vierge» ne résistent pas à cette disposition. Le Code des droits de la personne de la Colombie-Britannique contient une protection comparable — le Québec n'est donc pas seul dans ce cas —, mais la jurisprudence québécoise est plus développée et le risque d'application est plus élevé.

Des processus bilingues pour les candidats ne sont pas un luxe, mais une nécessité pratique.

British Columbia

La Loi Sur La Protection Des Renseignements Personnels (Pipa) De La Colombie-Britannique régit le traitement des données dans le secteur privé au sein de la province, s'appliquant elle aussi à la place de la LPRPDE pour la collecte, l'utilisation et la divulgation intraprovinciales.

Les services de police y sont partagés. Une douzaine de services municipaux indépendants sont en activité, dont le service de police de Vancouver, tandis que la GRC assure la couverture provinciale et la police contractuelle dans plusieurs municipalités. Le lieu de résidence du candidat détermine donc quel service traite la demande et le délai que cela prendra.

Les vérifications de casier judiciaire standard et les vérifications du secteur vulnérable s'appuient sur le CIPC ainsi que sur les dossiers policiers locaux.

Alberta

La PIPA de l'Alberta reprend l'approche de la Colombie-Britannique en encadrant les données du secteur privé dans la province.

La différence se situe dans le produit lui-même. La vérification Des Antécédents Policiers (Police Information Check, ou PIC) de l'Alberta Interroge le CIPC, la base de Données Judiciaires Provinciale JOIN (Justice Online Information Network) ainsi que les dossiers policiers locaux. Cette portée élargie aux données judiciaires provinciales fait qu'une PIC albertaine peut révéler des renseignements qu'une vérification de niveau 1 ontarienne ne révélerait pas — un détail important lorsqu'on compare des candidats de différentes provinces pour un même poste.

Des services de police municipaux indépendants sont en activité à Calgary, Edmonton, Lethbridge, Medicine Hat, Camrose et Taber. La GRC couvre le reste de la province.

Provinces Fonctionnant Sous Le Cadre Fédéral De Protection Des Renseignements Personnels

Dans les six autres provinces, c'est la LPRPDE qui encadre le traitement des données des candidats par les employeurs du secteur privé. Cela ne simplifie pas pour autant la vérification, puisque les structures policières provinciales et les exigences sectorielles continuent de varier.

Saskatchewan

Des services municipaux sont en activité à Regina, Saskatoon, Prince Albert, Moose Jaw, Estevan et Weyburn, la GRC desservant le reste de la province. Les vérifications des antécédents policiers combinent le CIPC et les dossiers policiers locaux, et les vérifications du secteur vulnérable passent par les services municipaux.

Attention aux régimes d'agrément propres à certains secteurs. Le commerce du cannabis, les jeux de hasard et la sécurité privée ont chacun leurs propres exigences de vérification, en plus de la vérification standard.

Manitoba

Le Service De Police De Winnipeg (WPS) couvre la capitale, et la GRC dessert la majeure partie de la province. Le WPS émet la Vérification De Casier Judiciaire Policière (PCRC) et la Vérification Policière Du Secteur Vulnérable (PVSC).

La particularité du Manitoba, ce sont ses registres provinciaux. La province tient un registre distinct pour la maltraitance des adultes et un autre pour la maltraitance des enfants, et les postes impliquant des populations vulnérables exigent habituellement une recherche dans ces deux registres, en plus d'une vérification policière. Les employeurs qui ne budgètent que pour une vérification policière découvrent souvent cette exigence trop tard.

Nouvelle-Écosse

Le Nouveau-Brunswick est la seule Province Officiellement Bilingue du Canada, et les processus de vérification devraient être offerts en anglais et en français, du formulaire de consentement jusqu'à la remise du résultat.

Des services municipaux sont en activité à Fredericton, Saint John et Bathurst, en plus de la couverture de la GRC, qui inclut la GRC de la région de Codiac à Moncton. Les vérifications standard et les vérifications du secteur vulnérable sont toutes deux offertes.

Nouveau-Brunswick

Le Nouveau-Brunswick est la seule province officiellement bilingue du Canada, et les processus de vérification devraient être offerts en anglais et en français, du formulaire de consentement jusqu'à la remise du résultat.

Des services municipaux sont en activité à Fredericton, Saint John et Bathurst, en plus de la couverture de la GRC, qui inclut la GRC de la région de Codiac à Moncton. Les vérifications standard et les vérifications du secteur vulnérable sont toutes deux offertes.

Île-du-Prince-Édouard

La Division «L» de la GRC dessert la province, avec des services municipaux à Charlottetown, Summerside, Borden-Carleton et Kensington. Les vérifications standard et les vérifications du secteur vulnérable passent par le CIPC et les dossiers locaux. Le petit nombre d'organismes rend le processus prévisible, bien que la capacité locale puisse influencer les délais durant les périodes d'embauche de pointe.

Terre-Neuve-et-Labrador

Terre-Neuve-et-Labrador utilise un modèle à deux corps policiers qu'on ne retrouve nulle part ailleurs au pays. Le Royal Newfoundland Constabulary (RNC) couvre St. John's, Corner Brook, Churchill Falls et Labrador City, et la GRC dessert le reste de la province. Le corps policier responsable dépend entièrement de l'adresse du candidat.

Les exploitants pétroliers et gaziers en mer intègrent habituellement la vérification de casier judiciaire à des programmes plus larges de préembauche et d'accès aux sites; attendez-vous donc à des exigences supplémentaires au-delà de la simple vérification.

Ce Que Cela Signifie Si Vous Embauchez Dans Plus D'une Province

Trois conséquences pratiques découlent de tout cela.

1. Vos délais de traitement ne seront pas uniformes; ne bâtissez donc pas une promesse de service unique dans votre processus d'offre d'emploi. Une vérification approfondie acheminée par un petit service de police municipal ne se comporte pas de la même façon qu'une vérification traitée à Toronto.
   
   
2. Vos politiques doivent résister à l'examen de la province la plus stricte où vous exercez vos activités, pas de la plus permissive. Une règle d'embauche légale en Saskatchewan pourrait contrevenir à l'article 18.2 au Québec.
   
   
3. Vos pratiques de consentement et de conservation des données doivent correspondre à la loi sur la protection des renseignements personnels en vigueur dans la province du candidat, et votre fournisseur devrait gérer cette distinction lui-même plutôt que de la laisser à votre équipe des ressources humaines.

«La meilleure approche pour un employeur pancanadien consiste à rédiger sa politique de vérification selon la norme provinciale la plus stricte et à l'appliquer partout. Cela ne coûte presque rien et élimine une catégorie complète de risque juridique.» — Maria McParland

FAQ Sur Les Vérifications De Casier Judiciaire Par Province

Une vérification de casier judiciaire obtenue dans une province est-elle valide dans une autre? La recherche dans le CIPC est nationale, donc les données criminelles sous-jacentes sont les mêmes. Ce qui diffère, c'est l'étendue de la vérification et les dossiers locaux inclus. Un employeur d'une province peut refuser une vérification formatée pour une autre, particulièrement pour les postes du secteur vulnérable.

Ai-je besoin d'une vérification distincte pour chaque province où un candidat a résidé? Généralement non pour la recherche de casier judiciaire elle-même, puisque le CIPC est national. Les recherches dans les dossiers policiers locaux et les registres provinciaux, comme les registres de maltraitance du Manitoba, peuvent toutefois nécessiter des demandes distinctes.

Quelle province a les règles les plus strictes pour les employeurs? L'Ontario possède la loi sur les vérifications de dossiers la plus prescriptive grâce à la PRCRA. Le Québec offre aux candidats la protection la plus forte contre les décisions d'embauche défavorables fondées sur des condamnations sans lien avec l'emploi.

Pourquoi la même vérification porte-t-elle des noms différents selon la province? La terminologie suit la législation provinciale et les pratiques de chaque service de police. La vérification des antécédents policiers de l'Alberta, la vérification de casier judiciaire policière du Manitoba et la vérification de casier judiciaire de l'Ontario sont des produits similaires portant des noms différents et s'appuyant sur des sources de données sous-jacentes différentes.

Combien de temps une vérification de casier judiciaire est-elle valide? Une vérification reflète le dossier tel qu'il existait à la date où elle a été effectuée. La plupart des employeurs revérifient selon un cycle défini, souvent annuel ou lors d'un changement de poste, selon les exigences sectorielles et la politique interne.

Une Vérification Uniforme Dans Chaque Province, Avec HPI

Hire Performance effectue des vérifications de casier judiciaire et des vérifications approfondies de casier judiciaire dans chaque province, sur une seule plateforme, afin que votre équipe soumette un seul format de demande peu importe où réside le candidat. Le consentement, la conformité en matière de protection des renseignements personnels et l'acheminement vers le bon service de police sont gérés de notre côté.

Demandez une démo ou contactez notre équipe pour discuter de la vérification pancanadienne.