Empreintes Digitales Pour Casier Judiciaire Au Canada

Pourquoi La Prise D’empreintes Digitales Est Plus Fréquente Que Vous Ne Le Pensez

Pour la plupart des embauches, une vérification policière standard au Canada suffit pour faire avancer le processus. C’est rapide, efficace et adapté à la majorité des postes.

Mais pour les équipes RH qui recrutent à grande échelle, ou qui évoluent dans des secteurs réglementés comme la santé, les municipalités ou le pétrole et gaz, il arrive toujours un moment où les choses ralentissent.

• Une vérification révèle une correspondance possible.
• Un poste exige un niveau de vérification plus approfondi.
• Ou des exigences de conformité imposent un niveau de validation plus élevé.

C’est à ce moment-là que la prise d’empreintes digitales entre en jeu.

Et si vous ne l’avez pas anticipée, cela peut rapidement entraîner des retards dans l’intégration, l’accès aux sites ou les échéanciers de projet.

Les décisions d’embauche ne touchent pas seulement la productivité,elles ont un impact direct sur la sécurité en milieu de travail, la conformité et la réputation de l’organisation. Lorsque l’identité doit être confirmée avec certitude, ou que la législation ou les normes de l’industrie l’exigent, la prise d’empreintes digitales devient essentielle.

Comprendre quand elle est requise, et la planifier dès le départ, permet d’éviter les goulots d’étranglement tout en maintenant le niveau de diligence raisonnable dont votre organisation a besoin.

Ce Que Signifie Réellement La Prise D’empreintes Digitales (Et Pourquoi C’est Important)

Essentiellement, la prise d’empreintes digitales repose sur un principe simple: la certitude de l’identité.

Une vérification d’antécédents traditionnelle, comme une vérification du casier judiciaire canadien (niveau 1 / CPIC), recherche des correspondances à partir du nom et de la date de naissance. Bien que cette méthode soit efficace dans la majorité des cas, elle n’est pas infaillible,  surtout lorsque les noms sont courants ou que certains dossiers se ressemblent.

La prise d’empreintes digitales va plus loin.

Elle consiste à capter les empreintes uniques d’une personne, généralement par voie numérique, puis à les soumettre directement à la base de données nationale de la GRC. La prise d’empreintes digitales numérique améliore non seulement la précision, mais elle réduit aussi les délais en éliminant les erreurs manuelles et les renvois, ce qui aide les équipes RH à respecter leurs échéanciers d’embauche.

Comme les empreintes digitales sont propres à chaque individu, ce processus permet de confirmer avec certitude si un dossier criminel appartient réellement au candidat.

Termes Clés À Connaître

• Prise d’empreintes digitales numérique: La capture électronique des empreintes est plus rapide, plus précise et constitue la norme au Canada.
• Empreinte biométrique: Identifiant unique propre à chaque individu, aucune empreinte n’est identique.
• Dossier criminel: Registre officiel des condamnations criminelles tenu par la GRC.
• Entreprise de prise d’empreintes accréditée par la GRC: Fournisseur autorisé à recueillir et soumettre les empreintes digitales de façon sécurisée à la GRC.

Vérification Du Casier Judiciaire Canadien (Niveau 1 / Cpic) Vs Prise D’empreintes Digitales

Vérification Du Casier Judiciaire Canadien (Niveau 1 / Cpic)

• Rapide et efficace
• Idéale pour la plupart des postes
• Basée sur le nom et la date de naissance
• Peut générer des faux positifs lorsque les noms sont courants

Prise D’empreintes Digitales

• Confirme l’identité avec une certitude presque totale
• Requise lorsqu’une correspondance doit être validée
• Implique généralement des délais de traitement plus longs

Travailler avec une entreprise de prise d’empreintes accréditée par la GRC garantit que les soumissions sont traitées de façon sécurisée et reconnues à l’échelle nationale.

Pour les employeurs, ce niveau de certitude supplémentaire réduit les risques, évite les erreurs d’identification et soutient la conformité lorsque des exigences de vérification plus élevées s’appliquent.

Quand La Prise D’empreintes Digitales Est Requise (Et À Quoi S’attendre)

Au Canada, la prise d’empreintes digitales n’est pas la première étape, elle intervient lorsque l’on a besoin d’un niveau de certitude plus élevé.

Bien qu’elle ne soit pas toujours nécessaire, certaines situations précises font en sorte qu’elle devient incontournable. Les comprendre dès le départ permet aux équipes RH d’éviter des retards et de mieux planifier leurs échéanciers d’embauche.

Les employeurs sont généralement confrontés à la prise d’empreintes digitales lorsque:

• Une Vérification Du Casier Judiciaire Canadien (Niveau 1/ Cpic) révèle une correspondance possible ou confirmée
• Le candidat a un nom courant ou des renseignements d’identification similaires
• Une vérification du secteur vulnérable nécessite une confirmation d’identité
• Le poste exige une cote de sécurité ou un niveau de confiance élevé
• Le candidat a vécu dans plusieurs juridictions
• Les exigences réglementaires ou contractuelles imposent une vérification plus approfondie (ex.: santé, éducation, forces de l’ordre, sécurité)

En résumé, la prise d’empreintes digitales est utilisée lorsqu’une vérification standard soulève une question et qu’une réponse claire, fiable et définitive est nécessaire avant d’aller plus loin.

Repérer ces indicateurs dès le départ permet aux équipes RH d’intégrer la prise d’empreintes digitales de façon proactive dans leur processus d’embauche, réduisant ainsi les surprises de dernière minute et assurant une intégration sans retard.

Considérations Juridiques Et De Conformité Au Canada

Bien que les exigences varient légèrement d’une province à l’autre, les employeurs canadiens doivent naviguer dans plusieurs cadres juridiques en matière de vérification des antécédents et de prise d’empreintes digitales.

Points Clés à Considérer:

• Lois sur la protection des renseignements personnels (LPRPDE / PIPEDA): Les employeurs doivent obtenir un consentement éclairé avant de recueillir des renseignements personnels, y compris les empreintes digitales.
• Législation sur les droits de la personne: Les vérifications doivent être pertinentes pour le poste et appliquées de manière non discriminatoire.
• Lois sur la réforme des vérifications de dossiers de police (ex. : Ontario): Ces lois définissent clairement ce qui peut et ne peut pas être divulgué dans une vérification d’antécédents.
• Réglementations sectorielles: Les secteurs comme les soins de santé, la garde d’enfants et le secteur public exigent souvent des niveaux de vérification plus élevés, incluant la prise d’empreintes digitales.

À noter: La prise d’empreintes digitales doit être utilisée uniquement lorsqu’elle est nécessaire et justifiée par le poste. Une utilisation excessive peut entraîner des risques de non-conformité et créer de la friction dans l’expérience candidat.

Risques Courants Pour Les Employeurs

Ne pas bien comprendre quand la prise d’empreintes digitales est requise peut entraîner des enjeux opérationnels et juridiques importants:

• Retards d’embauche en raison de demandes d’empreintes imprévues
• Abandon de candidatures si les exigences ne sont pas clairement communiquées dès le départ
• Lacunes en matière de conformité dans les secteurs réglementés
• Faux positifs liés aux vérifications basées sur le nom, entraînant des escalades inutiles
• Risques de sécurité si l’identité n’est pas correctement vérifiée
• Retards de projet (surtout pour les rôles à distance ou sur site)

Comment Les Employeurs Devraient Gérer La Prise D’empreintes Digitales

1. Définir Les Niveaux De Vérification Selon Le Poste

 Segmentez les rôles en fonction du niveau de risque:

• Faible risque: Vérification standard du casier judiciaire
• Risque moyen: Vérification du casier judiciaire approfondie
• Risque élevé: Vérification approfondie + prise d’empreintes digitales potentielle

2. Communiquer Tôt Avec Les Candidats

Informez les candidats dès le départ si la prise d’empreintes digitales pourrait être requise. Cela permet d’éviter les surprises et les retards.

3. Utiliser Des Fournisseurs De Prise D’empreintes Numériques

Travaillez avec une entreprise accréditée par la GRC, comme Hire Performance, qui offre la prise d’empreintes digitales numérique pour des délais de traitement plus rapides.

4. Intégrer La Vérification Dans Votre Processus D’embauche

Utilisez des plateformes comme eScreener pour:

• Déclencher automatiquement la prise d’empreintes digitales lorsque nécessaire
• Suivre l’avancement en temps réel
• Réduire les suivis manuels

5. S’associer À Un Fournisseur De Vérification

Des fournisseurs tiers comme Hire Performance:

• Gèrent les exigences de conformité
• Coordonnent la soumission des empreintes digitales
• Assurent la sécurité des données

6. Planifier Les Délais De Traitement

La prise d’empreintes digitales peut prendre plus de temps qu’une vérification standard. Intégrez ces délais dans votre planification d’embauche, particulièrement pour les déploiements à distance ou les postes réglementés.

La Prise D’empreintes Digitales Dans Les Contextes D’embauche À Grand Volume Ou À Distance

Pour les organisations qui recrutent à grande échelle ou qui déploient des travailleurs sur des sites éloignés, la prise d’empreintes digitales peut rapidement devenir un élément critique du processus.

Dans ces situations:

• Les travailleurs doivent souvent être autorisés avant le déplacement ou l’accès au site
• Les retards peuvent affecter des équipes entières, et non seulement des individus
• La coordination des vérifications entre plusieurs emplacements devient plus complexe

C’est particulièrement pertinent pour:

• Les projets pétroliers et gaziers
• La construction et les travaux d’infrastructure
• Les contrats municipaux ou gouvernementaux
• Le personnel du secteur des soins de santé

Mettre en place un processus efficace pour gérer la prise d’empreintes digitales permet d’éviter qu’une seule vérification retardée ne ralentisse l’ensemble des opérations.

FAQs

Combien de temps prend la prise d’empreintes digitales au Canada ?
Le processus de prise d’empreintes digitales lui-même est rapide, surtout en version numérique, et prend généralement seulement quelques minutes.

Cependant, le délai total dépend du traitement par la GRC et peut varier considérablement. Les délais actuels sont de 20 jours ouvrables ou plus même lorsqu’aucun dossier n’est trouvé, et de 120 jours ouvrables ou plus lorsqu’un dossier est identifié ou nécessite un examen supplémentaire.

Pour les équipes RH, cette variabilité rend essentielle une planification en amont, особенно pour les embauches urgentes ou les déploiements à distance où les retards peuvent affecter l’intégration et l’accès aux sites.

Les employeurs peuvent-ils demander la prise d’empreintes digitales dès le départ ?
Oui, mais seulement lorsque cela est justifié par le poste.

Les employeurs peuvent exiger la prise d’empreintes digitales dès le début pour des postes sensibles sur le plan de la sécurité, des rôles nécessitant une habilitation, ou dans des secteurs réglementés avec des exigences strictes de conformité. Toutefois, en vertu des lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels, comme la LPRPDE (PIPEDA), cette pratique doit être pertinente pour le poste, clairement communiquée au candidat et effectuée avec son consentement.

Une utilisation excessive de la prise d’empreintes digitales pour des postes à faible risque peut entraîner des retards inutiles, nuire à l’expérience candidat et poser des risques de non-conformité.

La prise d’empreintes digitales peut-elle être réutilisée entre employeurs ou vérifications ?
Dans la plupart des cas, non. Les résultats de la prise d’empreintes digitales sont soumis pour une demande précise et sont liés à un employeur ou à un objectif de vérification spécifique, ce qui signifie qu’ils ne sont généralement pas transférables d’une organisation à une autre.

Par conséquent, les candidats peuvent devoir refaire la prise d’empreintes digitales lorsqu’ils changent de poste ou d’employeur. Pour les équipes RH, c’est un élément important à considérer lors de la planification des délais d’intégration et de la gestion des attentes dès le début du processus d’embauche.

Que se passe-t-il si un candidat refuse la prise d’empreintes digitales ?
Si la prise d’empreintes digitales est requise pour le poste, un refus peut empêcher le candidat de poursuivre le processus d’embauche.

Du point de vue de l’employeur, cette exigence doit être clairement communiquée dès le départ et être directement liée au poste. Dans la plupart des cas, il n’existe pas d’alternative si l’identité ne peut pas être confirmée par la prise d’empreintes digitales.

Établir des attentes claires dès le début permet d’éviter les retards, de réduire l’abandon des candidats et de maintenir un processus d’embauche fluide.

La prise d’empreintes digitales numérique est-elle meilleure que la méthode à l’encre ?
Oui. La prise d’empreintes digitales numérique est la norme au Canada et offre plusieurs avantages par rapport à la méthode traditionnelle à l’encre.

Elle permet une soumission plus rapide directement à la GRC, améliore la précision en réduisant les erreurs ou les rejets, et contribue à raccourcir les délais globaux de traitement. Elle facilite également le suivi pour les équipes RH et son intégration dans les processus de vérification.

La plupart des services modernes et des entreprises accréditées par la GRC utilisent des systèmes numériques pour simplifier le processus et améliorer l’efficacité.

La prise d’empreintes digitales garantit-elle un casier judiciaire vierge ?
Non. La prise d’empreintes digitales ne détermine pas le résultat, elle confirme l’identité.

Si un dossier criminel existe, il sera tout de même divulgué. S’il n’existe aucun dossier, la prise d’empreintes digitales vient simplement confirmer ce résultat avec un niveau de certitude plus élevé.

Pour les employeurs, cela garantit que les décisions sont basées sur des informations exactes et vérifiées, et non sur des suppositions ou des erreurs d’identification.

Planifiez À L’avance Et Intégrez La Prise D’empreintes Digitales Dans Un Processus D’embauche Plus Efficace

La prise d’empreintes digitales n’est pas requise pour chaque embauche, mais lorsqu’elle l’est, elle joue un rôle essentiel pour assurer l’exactitude, la conformité et la sécurité en milieu de travail. Pour les équipes RH, l’important est de savoir quand l’utiliser, de planifier à l’avance et de l’intégrer de façon fluide au processus d’embauche.

Dans bien des cas, une vérification du casier judiciaire constitue la première étape idéale, nos solutions rentables répondent à la majorité des besoins en vérification préemploi et peuvent suffire à elles seules. Pour les postes nécessitant une vérification plus approfondie, les candidats peuvent se rendre dans l’un de nos 50 centres de prise d’empreintes idéalement situés afin de faire capturer leurs empreintes numériques, ce qui simplifie le processus autant pour les employeurs que pour les candidats.



Hire Performance offre des services de vérification des antécédents destinés exclusivement aux employeurs à travers le Canada, aidant les organisations à gérer l’ensemble du processus, des vérifications de casier judiciaire à la prise d’empreintes digitales, en passant par les références, les vérifications d’emploi et plus encore.

Avec eScreener, notre plateforme développée au Canada, vous pouvez simplifier l’ensemble de votre processus de vérification, y compris la coordination des empreintes digitales numériques, permettant à votre équipe de passer moins de temps sur les suivis administratifs et plus de temps à prendre des décisions d’embauche éclairées.