Les vérifications d’antécédents sont un outil puissant qui aide les entreprises à embaucher des candidats qualifiés et à faible risque. Il existe plusieurs types de vérifications d’antécédents, mais elles visent toutes cet objectif : embaucher uniquement les meilleurs candidats.

Est-il légal de procéder à des vérifications d’antécédents au Canada ? Oui, mais la réglementation varie en fonction du type de vérification d’antécédents. Vous devez connaître les exigences légales et vos responsabilités pour les respecter.

La réalisation d'une vérification des antécédents implique plusieurs exigences légales et autres considérations. Le non-respect de ces exigences peut entraîner de lourdes sanctions et d'autres conséquences, faisant de la vérification des antécédents une responsabilité potentielle pour votre organisation.

Une bonne connaissance des réglementations relatives aux vérifications d'antécédents permet de garantir que votre partenaire de vérification des antécédents les respecte pleinement. Nous allons donc vous expliquer tout ce que vous devez savoir pour prendre des décisions éclairées en utilisant des vérifications d'antécédents conformes à la loi.

Pourquoi devriez-vous effectuer des vérifications d’antécédents ?

Les vérifications des antécédents sont une pratique courante pour s'assurer que les nouveaux employés sont le bon choix pour votre entreprise. Dans certaines situations, une simple vérification permet de s'assurer que les candidats sont bien ceux qu'ils prétendent être. Dans d'autres cas, les vérifications des antécédents criminels ou du dossier de conduite permettent d'éviter de prendre le risque d'embaucher le mauvais candidat.

Si certains secteurs et fonctions requièrent des vérifications d'antécédents spécifiques, d'autres peuvent néanmoins bénéficier de leur mise en œuvre. Cependant, il est essentiel de comprendre la légalité des vérifications d'antécédents et de s'assurer que vos processus s'y conforment pleinement.

Si la vérification des antécédents peut être utile à votre organisation, elle peut devenir un handicap si l'acquisition, l'utilisation ou le stockage des données enfreint la réglementation. Il est essentiel de comprendre les exigences spécifiques et de travailler avec le bon partenaire pour rester en conformité.

La légalité de la vérification des antécédents au Canada

Quelles sont les exigences pour effectuer une vérification des antécédents au Canada ? Bien qu'il soit judicieux de consulter un avocat pour obtenir des réponses spécifiques à votre organisation, les directives suivantes s'appliquent à la réalisation légale de vérifications des antécédents :

• Les employeurs doivent avoir une raison valable pour procéder à la vérification des antécédents.
• Les employeurs doivent informer directement les candidats que le type spécifique de vérification des antécédents fait partie du processus d’embauche.
• Les employeurs doivent obtenir un consentement écrit pour effectuer les vérifications et le type d’informations qui seront examinées.
• Les lois sur la confidentialité et la protection des données, telles que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), s’appliquent également, ce qui dicte la manière dont les industries doivent transférer et stocker les données personnelles.

Le respect de ces exigences est essentiel pour le processus de recrutement et pour votre organisation dans son ensemble. Dans le cas contraire, vous risquez des amendes et des pénalités pour non-respect des exigences légales.

Soyez au courant des réglementations des municipalités, des provinces ou des territoires 

Les réglementations ci-dessus relèvent du gouvernement et s'appliquent donc de manière générale. Cependant, vous devrez vous renseigner sur d'autres réglementations spécifiques à votre région et à votre province. Ces autres niveaux de gouvernement peuvent imposer des restrictions sur la manière dont les vérifications des antécédents peuvent être effectuées ou sur les exigences générales en matière de confidentialité des données.

Travailler avec un prestataire de vérification des antécédents réputé peut contribuer grandement à aider votre organisation à rester en conformité. Le bon partenaire connaîtra les différentes réglementations qui s'appliquent à votre entreprise, y compris à tous les niveaux.

Comprendre les différents types de vérifications des antécédents

La vérification des antécédents est un terme générique qui englobe une grande variété de vérifications spécifiques, mais les organisations peuvent exiger plusieurs types de vérifications spécifiques. Chaque type de vérification a un objectif différent et exploite différentes sources de données. 

Il est essentiel de comprendre ces vérifications des antécédents pour se conformer pleinement aux exigences légales qui y sont associées. Examinons-les donc.

Vérification des antécédents sur les réseaux sociaux

Les vérifications sur les réseaux sociaux peuvent être un atout majeur dans le processus de recrutement dans certains secteurs. Cependant, même si les informations provenant des réseaux sociaux sont généralement accessibles au public, vous pouvez toujours être confronté à des discriminations ou à des problèmes connexes si vous utilisez ces informations de manière inappropriée.

L'objectif principal d'une vérification des antécédents sur les réseaux sociaux est de garantir que le candidat n'attirera pas l'attention de l'entreprise sur des sujets controversés ou indésirables. Vous devrez faire preuve de prudence lorsque vous utiliserez les vérifications d'antécédents sur les réseaux sociaux dans vos décisions d'embauche, car elles peuvent être un outil précieux et une responsabilité si elles sont utilisées de manière incorrecte.

Vérification du dossier de conduite

Tout poste qui implique de conduire régulièrement doit faire l' objet d'un dossier de conduite, surtout s'il s'agit de conduire un véhicule d'entreprise. Plus communément appelées vérifications du dossier de conduite, ces vérifications se concentrent sur les données des agences provinciales de véhicules automobiles et des dossiers de police pour comprendre les infractions passées du candidat.

Il existe différents types de vérifications du dossier de conduite, et vous devez choisir celui qui recueille le moins d'informations nécessaires pour prendre votre décision et vous conformer à toutes les exigences connexes.

Par exemple, votre assurance professionnelle peut exiger que vous obteniez et documentiez entièrement les informations spécifiques sur le dossier de conduite du candidat. Vous devez effectuer les vérifications d'antécédents nécessaires pour répondre à ces exigences, mais évitez d'obtenir des informations inutiles sur le candidat.

Effectuer une vérification du dossier de conduite pour un poste qui n'implique pas de conduire à quelque titre que ce soit peut enfreindre les exigences fédérales, car vous obtiendrez des informations sensibles qui ne sont pas pertinentes pour le poste. 

Vérification du CV et des références

Ces vérifications courantes permettent de vérifier les antécédents professionnels et les références. D'autres informations, notamment la raison du départ, les tâches du poste, les points forts et les points faibles, les habitudes de travail et la gestion du stress, peuvent également être obtenues. Ces vérifications permettent de s'assurer que le candidat rapporte avec précision toutes les informations pertinentes.

Comme pour les autres vérifications d'antécédents, vous devez obtenir le consentement du candidat pour vérifier les informations du CV et les références. De plus, seule la quantité minimale d'informations nécessaires à la prise de décision doit être récupérée. Vous pouvez consulter notre page de politique de confidentialitépour en savoir plus sur les informations collectées.

Il est essentiel de rester professionnel et de ne poser des questions de vérification des faits pertinentes que si vous les traitez directement. S'aventurer dans des questions personnelles sur le candidat peut enfreindre les lois sur la confidentialité. Toutes les informations que vous obtenez au cours du processus doivent être documentées et stockées de manière sécurisée pour éviter tout problème de protection des données. 

Vérification de crédit

Bien que nous soyons habitués aux vérifications de créditlorsque nous demandons un prêt, une vérification de crédit d'emploi recherche d'éventuels retards de paiement, des soldes importants et un score inférieur, qui peuvent tous indiquer un candidat à haut risque.

Dans certains secteurs, une personne ayant tendance à prendre des décisions financières peu fiables peut être un facteur de sélection. Un mauvais score de crédit n'est pas pertinent dans de nombreux secteurs, mais il peut être un facteur important pour embaucher le bon candidat pour des postes financiers.

Il est toutefois important de n'effectuer ces vérifications que lorsque cela est nécessaire et de veiller à utiliser les informations de manière appropriée. Une vérification de crédit n'est généralement effectuée que dans le secteur financier ou pour des postes spécifiques liés aux finances. 

Comme pour les autres vérifications, les données des employés obtenues à partir des vérifications de solvabilité ne doivent être utilisées que dans la mesure où elles sont pertinentes pour le poste en question. L'utilisation d'autres données, telles que l'âge, dans les décisions d'embauche peut enfreindre les réglementations légales.

Compte tenu de la nature sensible des informations contenues dans un rapport de solvabilité, ces données doivent être stockées en toute sécurité ou détruites dès qu'elles ne sont plus nécessaires. Assurez-vous de ne pas risquer d'exposer des informations sensibles à d'autres employés ou à des acteurs malveillants.

Vérification du casier judiciaire

Au Canada, une vérification du casier judiciaire ne doit être effectuée que lorsque cela est nécessaire et pertinent pour le poste en question. Les employeurs ne peuvent pas faire de discrimination en fonction des antécédents criminels, car ces informations ne peuvent être utilisées que pour prendre des décisions d’embauche dans des postes et des secteurs spécifiques.

Il existe plusieurs types de vérifications de casier judiciaire, mais elles ont toutes pour objectif de s'assurer que vous connaissez tout ce qui est nécessaire sur les antécédents d'un client afin d'éviter tout problème supplémentaire. Les principaux types de vérifications de casier judiciaire sont les suivants :

• Vérification du casier judiciaire (CIPC : Centre d'information de la police canadienne) : Les vérifications du CIPC permettent de vérifier le casier judiciaire à l'aide de la date de naissance et du nom du demandeur. Les vérifications de base portent sur les condamnations, tandis que les vérifications avancées recherchent également les données relatives aux condamnations en attente, retirées ou non-condamnées.
• Vérification approfondie du casier judiciaire (CPIC + PIP) : Similaire à la vérification des antécédents en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables (VCS), une vérification approfondie du casier judiciaire protège les entreprises qui embauchent des employés qui occupent des postes de confiance ou d'autorité par rapport à des enfants ou à des personnes vulnérables. Elle est fournie par votre service de police local avec une recherche supplémentaire dans la base de données des délinquants sexuels graciés.
• Empreintes digitales : dans les cas où une vérification du casier judiciaire basée sur le nom ne permet pas de confirmer définitivement l'identité, des empreintes digitales peuvent être requises pour les vérifications des antécédents professionnels, garantissant des résultats plus précis et plus fiables. Ces vérifications utilisent les empreintes digitales et peuvent être certifiées moyennant des frais supplémentaires, offrant une plus grande confiance dans certains secteurs, même si le processus peut prendre plus de temps.

Si certaines vérifications sont considérées comme plus pertinentes à l’échelle universelle, la réalisation de vérifications criminelles nécessite un consentement documenté du candidat et doit être nécessaire pour le secteur ou le poste concerné. En faire une pratique standard peut entraîner des problèmes de discrimination.

Il est essentiel de disposer des processus et des outils de vérification des antécédents appropriés

La vérification des antécédentsest un processus courant lors de l'embauche de nouveaux employés et est souvent effectuée après l'entretien initial. Bien qu'elles aient toutes des objectifs différents, l'objectif principal est d'en savoir plus sur le candidat et de vérifier toutes les informations qu'il a fournies.

L’un des aspects de la réglementation canadienne concernant les vérifications des antécédents consiste à obtenir le consentement, à n’effectuer que les vérifications nécessaires et à utiliser les informations de manière appropriée. 

Hire Performance possède des dizaines d'années d'expérience dans la réalisation rapide et efficace de vérifications d'antécédents. Nous avons mis à profit notre expertise pour développer eScreener, notre plateforme cloud de pointe pour la demande, le suivi et l'examen des vérifications d'antécédents.

Notre plateforme est entièrement conforme aux exigences légales en matière de confidentialité et de protection des données afin que vous puissiez vous concentrer sur la prise de décisions d'embauche. En tant que l'une des principales sociétés canadiennes de vérification des antécédents, nous savons comment nous conformer à toutes les réglementations et exigences applicables pour que vos vérifications d'antécédents restent légales.

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