TL:DR - La réponse courte est oui. Un employeur peut donner une "mauvaise" référence tant que la rétroaction est vraie et donnée de bonne foi. Alors, rassurez-vous, vous pouvez et devez effectuer des vérifications de références avec Hire Performance.

Lorsqu'il s'agit de trouver de nouveaux employés, les départements RH sont soumis à une immense pression pour choisir le candidat le plus approprié. Le processus d'embauche complet prenant en moyenne 10 à 60 jours, faire le bon choix implique de se soumettre à des vérifications complètes, au traitement des CV et à la lecture des références.

Les employeurs qui écrivent des lettres de référence pour leurs employés actuels ou précédents le font afin de fournir des conseils francs aux autres entreprises qui traversent ce processus difficile. Les lettres de référence sont conçues pour informer les autres employeurs des forces et des faiblesses d'un candidat particulier, ce qui soulève une question que les services RH posent souvent :

Un employeur est-il autorisé à écrire une référence négative concernant un employé actuel ou passé au Canada ?

La réponse simple

Oui, les mauvaises références sont légales en vertu de la Loi sur les normes d'emploi de l'Ontario. Mais il y a toujours un risque juridique à écrire des références négatives en fonction du contexte, il vaut donc la peine de lire les nuances et de recouper les affaires juridiques canadiennes antérieures.

Le cadre de la diffamation légale

Les seules règles qui pourraient s'appliquer dans ce cas sont liées à la diffamation légale. Les commentaires négatifs sur les employés sont classés dans la catégorie de la diffamation et, par conséquent, sont légaux tant qu'ils relèvent de deux défenses de common law : la justification et le privilège.

Justification

Si les détails négatifs dans les références que vous écrivez pour les employés peuvent être prouvés comme vrais, vous êtes autorisé à soumettre ces références sans justification.

Du point de vue du service RH d'une entreprise, vous devez mener une enquête pour prouver que vos commentaires négatifs sont vrais. Si vous écrivez qu'un employé a déjà commis un vol alors qu'il travaillait pour votre organisation, vous devez être sûr, dans un doute raisonnable, que le cas de vol peut être prouvé.

Privilège qualifié

Dans certains cas, les propos tenus dans une référence ne peuvent être objectivement prouvés, comme lorsque l'entreprise donne un avis. Si les déclarations faites dans la référence ont été écrites dans un contexte protégé, vous êtes autorisé à soumettre la référence légalement.

La loi considère souvent les références des employés comme un contexte protégé, où une personne s'acquitte d'une obligation en fournissant les informations nécessaires à une personne intéressée par la déclaration. L'auteur de référence dans ce cas est autorisé à agir honnêtement et à présenter des revendications tant qu'il y croit vraiment.

On s'attend à ce que les références des employés soient écrites de bonne foi. Vous pouvez mentionner n'importe quoi tant que vous croyez sincèrement que l'employé mérite les commentaires. Écrire des références négatives par malveillance ou par mépris flagrant de la vérité vous expose définitivement à un risque juridique.

Études de cas pertinentes

Examinons deux affaires récentes, toutes deux de la Cour d'appel de l'Ontario, qui ont à voir avec des références d'employés et le concept juridique de diffamation.

Korach c. Moore

L'affaire Korach c. Moore jette un peu de lumière sur la notion de « malveillance » dans les systèmes juridiques de l'Ontario. Le document officiel décrit le concept de "malveillance établie lorsque le défendeur ne croyait pas honnêtement que les propos diffamatoires tenus étaient vrais".

L'affaire note également que la malveillance peut se manifester de deux manières. Intrinsèquement, le libellé de votre référence peut refléter vos intentions. Un langage excessivement violent ou scandaleux est généralement un motif de référence illégale, évitez donc un tel ton dans les commentaires que vous faites.

De manière extrinsèque, le tribunal peut décider de la malveillance en fonction de la manière dont vous fondez les allégations que vous faites dans le renvoi. Écrire quelque chose que vous savez être faux ou être imprudent dans vos déclarations afin que vous ne soyez pas sûr qu'elles soient fausses peut être attribué à la malveillance.

La conclusion générale ici est que les références RH doivent être écrites de manière professionnelle et objective. Évitez autant que possible un ton émotionnel et énoncez simplement vos faits et opinions de manière purement informative plutôt que potentiellement malveillante.

Kanak v. Riggin

Kanak c. Riggin était un autre cas où un employeur était protégé de toute responsabilité pour avoir donné une référence négative. Tracey Kanak a tenté en vain d'inculper son ancien employeur, Darryl Riggin, pour diffamation.

Le document de cas souligne la validité de la «défense de privilège qualifié» et précise même que ce privilège s'appliquait toujours même si Kanak n'était plus employé sous Riggin à l'époque.

Meilleures pratiques pour rédiger des références négatives d'employés

Bien que peu d'entre nous aiment écrire des critiques dans les références des employés, c'est parfois nécessaire. Rassurez-vous, vous n'avez aucun problème juridique pour cela tant que vous suivez certaines des meilleures pratiques :

• Utilisez un langage objectif et non émotionnel dans votre référence.
  
• Assurez-vous que vous pouvez prouver toutes les réclamations que vous faites.
  
• Supposons d'emblée qu'une équipe juridique ou un juge puisse lire vos commentaires.
  
• Essayez de mélanger des déclarations négatives avec des positives, sauf dans les cas les plus extrêmes.

Et bien qu'il soit possible pour un employé de poursuivre un employeur pour références diffamatoires, prouver la diffamation est un obstacle majeur, et la plupart des entreprises se sont déjà préparées à ce type d'affaires judiciaires. Après tout, un procès raté peut coûter cher à l'instigateur, qui doit alors payer également les frais juridiques de l'employeur.

Vous ne devriez pas avoir de problème à écrire des références au Canada tant que vous faites vos réclamations de bonne foi et minimisez vos chances d'être accusé de comportement malveillant.

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Les responsabilités légales ne sont qu'une considération à prendre en compte lorsque vous travaillez avec des procédures d'intégration des employés. Par exemple, comment effectuer efficacement une vérification complète des antécédents avant l'emploi au Canada, car il y a tellement de vérifications de crédit, de références et de casiers judiciaires à subir pour chaque candidat ?

Les départements RH qui traitent des dizaines voire des centaines de candidats ont besoin d'un moyen rationalisé pour gérer toutes ces procédures de tests préalables à l'emploi. C'est pourquoi eScreener, l'un des plus grands services de vérification des antécédents au Canada, propose son logiciel de filtrage exclusif à cette fin.

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