Quand devriez-vous revérifier ?

À quelle fréquence devez-vous effectuer des contrôles de revérification ? La réponse variera en fonction de votre secteur d’activité et de vos pratiques commerciales, mais nous pouvons tout de même passer en revue quelques lignes directrices générales.

Événements pouvant déclencher une revérification

Certains événements survenant naturellement au cours du temps de travail d'un employé pour votre entreprise peuvent déclencher la nécessité d'une revérification. Les événements courants qui pourraient nécessiter une revérification incluent :

• Changements de rôle : Une promotion importante ou un mouvement latéral peut nécessiter une revérification ou même un autre type de vérification des antécédents qui n'a pas été effectuée. Par exemple, un employé peut accéder à un poste à plus haut risque avec un accès accru à des données sensibles, ce qui nécessite une revérification de ses antécédents criminels ou une vérification de sa solvabilité.
• Expiration de l'autorisation de travail : Même si tous les employés ne disposent pas d’autorisations de travail spécifiques, d’autres en auront. Documentez la date d'expiration lorsque ces employés sont embauchés et effectuez une revérification lorsque la date d'expiration est atteinte.
• Événements majeurs de la vie signalés : Selon votre organisation, il peut être nécessaire d'effectuer de nouvelles vérifications d'antécédents si un employé signale un changement de vie. De tels changements incluent les faillites, les changements de nom légal ou même les divorces. Cependant, vous devez être conscient de toutes les lois applicables en matière de confidentialité lors de la revérification pour ces raisons.

Vous pouvez organiser des événements uniques en fonction de votre entreprise et de votre secteur d'activité, alors soyez conscient de tout autre événement possible non inclus dans la liste ci-dessus.

Revérification régulièrement programmée

Création d'un planning pou rrevérification est conseillé pour la plupart des entreprises. Certains employeurs peuvent ne pas organiser d'événement déclenchant une revérification. Avoir un calendrier prédéfini permet donc de garantir que tout le monde est à jour.

Alors, à quelle fréquence devez-vous revérifier ? De nombreuses organisations effectuent une revérification annuelle, tandis que d'autres peuvent les effectuer tous les deux ou trois ans. Le bon choix pour votre entreprise dépend de la réglementation, du type d’industrie ou des meilleures pratiques. Prenez la décision maintenant et veillez à ce que vos dossiers soient exacts.

Exigences légales ou de conformité

Certaines réglementations peuvent exiger des contrôles de revérification pour rester conformes. Recherchez toutes les réglementations ou certifications de conformité liées à votre entreprise qui nécessitent des vérifications pénales fréquemment mises à jour ou d'autres types de vérification des antécédents.

Il est courant que des tiers effectuent des audits pour s’assurer que vous répondez à toutes les normes et attentes. Des vérifications récentes du casier judiciaire peuvent faire partie de ces audits, alors assurez-vous qu’elles sont effectuées comme requis et que les résultats sont stockés de manière appropriée.

De plus, les employeurs doivent se tenir au courant de tout changement dans les exigences réglementaires qui pourrait nécessiter une revérification des employés. Restez au courant de tout changement lié aux classements de conformité pour éviter d’éventuelles amendes et pénalités.

Avantages de la revérification régulière

Nous avons déjà évoqué certains des avantages de la revérification, mais examinons plus en détail comment cette pratique peut aider votre organisation.

Créer un lieu de travail plus sûr

Effectuer des vérifications récurrentes des antécédents criminels permet d'identifier tout problème potentiel et de prendre des mesures correctives avant qu'ils puissent avoir un impact sur la sécurité au travail. Si la vérification initiale a manqué une infraction ou si une nouvelle infraction s'est produite depuis son emploi, l'employé peut constituer un risque pour les clients et les employés.

Vous veillerez à créer et à favoriser un lieu de travail positif et à montrer aux employés que vous vous souciez de leur sécurité en identifiant les signaux d’alarme et en prenant des mesures correctives si nécessaire.

Réduire la responsabilité

Les employeurs peuvent protéger leur organisation contre d’éventuels dommages causés par un employé problématique qui reste inaperçu. Des vérifications récurrentes des antécédents permettent d'identifier tous les problèmes qui n'ont pas été détectés afin d'éviter la possibilité de comportements susceptibles de créer des problèmes pour votre entreprise.

De plus, même s’il ne s’agit pas d’un avis juridique, il est possible que le fait de pouvoir présenter une vérification récente de vos antécédents puisse vous protéger de toute responsabilité dans des cas spécifiques.

Renforcer la confiance employeur-employé

Les employés doivent faire confiance à leurs employeurs pour leur fournir un lieu de travail sûr et sans problème. Les contrôles de revérification récurrents sont un aspect permettant de protéger toutes les personnes présentes sur le lieu de travail contre des problèmes potentiels.

De plus, être transparent et ouvert à propos de ces contrôles favorise également la culture de votre entreprise. Expliquer clairement que vous effectuez de nouveaux contrôles et expliquer le raisonnement contribue grandement à promouvoir la confiance entre les employés.

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Revérifier l'ensemble de votre personnel périodiquement ou lors d'événements spécifiques peut sembler une tâche ardue, et cela peut être le cas lorsque vous utilisez d'anciennes méthodes de vérification des antécédents.

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