Pourquoi Les Références Sont Importantes Lors Du Recrutement

Même avec des vérifications d'antécédents poussées au Canada, les références demeurent l'aspect le plus humain du processus de sélection. Elles révèlent des tendances de rendement que l'on ne retrouve généralement pas sur un CV ou un extrait de casier judiciaire.

Voici pourquoi les employeurs s’appuient souvent sur les références:

• Confirmer les titres de poste et les dates d'emploi
• Comprendre comment quelqu'un a contribué (ou a lutté) dans son rôle
• Évitez les poursuites pour négligence en matière d’embauche si les problèmes auraient pu être prévus

Règles Juridiques Fondamentales En Ontario, 2025

En droit canadien, ce qui compte en matière de références négatives, c'est la vérité, le consentement et l'intention. Voici le contexte juridique que tout service des RH devrait connaître.

Loi Sur Les Normes D'emploi De L'Ontario (Lne): Aucune Représaille Autorisée

La LSE n'interdit pas les références professionnelles négatives. En revanche, elle les interdit. Représailles, ce qui signifie que vous ne pouvez pas sanctionner un ancien employé simplement parce qu'il a exercé un droit en vertu de la LNE. Cela pourrait inclure la fourniture d'une référence préjudiciable par dépit ou par mesure de représailles.

Les tribunaux de l'Ontario prennent les représailles au sérieux. Si un ancien employé allègue des représailles, non seulement par un licenciement ou une rétrogradation, mais aussi par une mauvaise référence, ils peuvent vous ordonner de les réintégrer et compenser les salaires perdus.

En fin de compte, vous êtes libre de donner de mauvaises références, mais si vous les donnez en guise de représailles, c’est une interdiction légale.

Risque De Diffamation

Si vos propos sont faux ou motivés par la malveillance, vous pourriez être poursuivi pour diffamation. Mais la loi offre de solides défenses lorsque vous agissez de bonne foi.

Vérité (Justification)

La vérité est une défense absolue au Canada Loi sur la diffamation Si vous pouvez prouver que vos déclarations sont factuelles, vous êtes en sécurité.

Les tribunaux de l'Ontario ont confirmé cette décision.Cardboard c. Stokes, les remarques négatives d’un employeur sur le travail d’équipe et l’attitude d’un ancien employé étaient autorisées parce qu’elles étaient véridiques et donc justifiées.

Privilège Qualifié

Cette défense permet à un employeur de fournir une référence honnête et de bonne foi, même si cela risque de nuire à la réputation de l'employé, tant qu'il n'y a pas de malveillance. Elle reconnaît la valeur sociale des références franches.

Par exemple, dans Kanak c. Riggin, le tribunal a reconnu que fournir des points de vue équilibrés et fondés sur des preuves (même s'ils sont négatifs) est privilégié tant que la personne qui donne la référence croit honnêtement en ce qu'elle dit et qu'il n'y a aucune mauvaise intention.

La Cour suprême confirme également que le privilège qualifié s’applique lorsque vous agissez par devoir légal ou moral et sans malveillance.

Quand Le Privilège S'effondre

La protection s’évapore si la malveillance, l’imprudence ou des déclarations mal étayées s’infiltrent. Donc, si la référence est basée sur des ouï-dire, des préjugés personnels ou des regrets plutôt que sur des faits documentés, vous êtes sur un terrain instable.

Comment Donner Des Références Négatives Sans Enfreindre La Loi

Les références n'ont pas besoin d'être élogieuses pour être légales. Les employeurs peuvent partager des informations négatives, mais l'essentiel est: Privilégier les faits plutôt que les opinions. En vous appuyant sur des preuves et une documentation adéquate, vous protégez votre entreprise contre les poursuites en diffamation tout en offrant aux futurs employeurs une image fidèle de la situation.

Restez Basé Sur Les Faits

Les tribunaux canadiens l’ont clairement indiqué: des opinions comme «ils étaient paresseux» ou «personne n’aimait travailler avec eux» sont risquées, tandis que des faits comme «ils ont reçu trois avertissements écrits pour retard en 2024» sont défendables.

Exemples pratiques de commentaires basés sur des faits :

• «L’employé a manqué 14 jours de travail sans document médical en six mois.»
• «L'employé a été placé dans un plan d'amélioration des performances (PIP) pour des délais non respectés au premier trimestre 2024.»
• «L'employé a été licencié à la suite d' une violation de la politique de l'entreprise, documentée dans les dossiers RH.»

Ces déclarations sont vérifiables, ce ne sont pas des jugements personnels, et cette distinction est importante.

Évitez Les Spéculations Ou Les Attaques Personnelles

Les spéculations et les remarques basées sur la personnalité peuvent mettre les employeurs dans l'embarras. Dire «Je ne pense pas qu'ils s'intègrent à votre culture» ou «Ils ont eu une mauvaise attitude» n'est pas utile et peut être diffamatoire si cela nuit à leur réputation sans preuve.

Tenez-vous-en à ce qui est écrit et observé. Si ce n'est pas consigné dans un dossier ou étayé par des évaluations de performance, laissez-le de côté.

Documenter Les Préoccupations Au Début

Même des déclarations exactes peuvent sembler être des suppositions sans documentation. Affaire Papp c. Stokes, l'employeur a défendu avec succès ses commentaires négatifs parce qu'ils étaient fondés sur des problèmes documentés et non sur de vagues souvenirs.

Bonnes pratiques pour documenter les problèmes:

• 
  Enregistrez les discussions sur les performances par écrit et partagez-les avec l'employé à ce moment-là.
• Conservez les registres de présence et les notes PIP dans le dossier RH de l'employé
• S'assurer que les mesures disciplinaires sont cohérentes et conformes à la politique de l'entreprise

En Cas De Doute, Restez Neutre

Si votre dossier ne confirme pas une impression négative, la solution la plus sûre est de vous en tenir à une «référence qualifiée», confirmant uniquement le titre du poste, les dates d'emploi et l'admissibilité à une réembauche. De nombreux services RH en Ontario adoptent ce modèle pour réduire leurs responsabilités.

Leçons Tirées De La Jurisprudence

Les décisions judiciaires montrent à quel point la vérification des références peut facilement devenir un danger juridique. Même lorsqu'un employeur estime être utile, un simple commentaire mal formulé peut déclencher des poursuites judiciaires.

Études de cas à noter:

• Papp c. Stokes: Un employeur a fourni une référence honnête mais négative, et le candidat a intenté une action en diffamation. La leçon à retenir est que la vérité ne protège pas toujours des litiges; elle augmente simplement vos chances de gagner.
• Korach c. Moore: Les tribunaux ont statué que la malveillance annule toute protection juridique dont un employeur pourrait bénéficier. Si les commentaires d'un employeur sont motivés par des préjugés ou de l'hostilité, même des problèmes documentés ne suffiront pas à le sauver.
• Cour D'appel De L'Ontario: Les employeurs qui ont partagé des informations documentées et factuelles ont bénéficié d'une protection. Ce cas illustre l'importance de conserver des archives et d'éviter les opinions personnelles.

Ensemble, ces cas renforcent une règle: les références négatives sont légales au Canada, mais seulement si elles sont fondées sur des faits, bien documentées et présentées de bonne foi.

Exemple De Modèle De Réponse De Référence RH

Nom Du Candidat: ​​___________________________

Poste Occupé: _____________________________

Dates D'emploi: Du ___________ Au ___________

Référence Fournie Par: ______________________

Date De Référence: __________________________

Questions De Vérification (Basées Uniquement Sur Des Faits)

Intitulé(S) Du Poste: __________________________________________

Dates D'emploi: ___________________________________

Statut D'emploi (Temps Plein / Temps Partiel / Contrat): ______

Admissibilité À La Réembauche: ☐ Oui ☐ Non ☐ La Politique De L'entreprise Interdit La Divulgation

Questions Relatives Aux Performances (Faits Documentés Uniquement)

L’employé a-t-il répondu aux attentes en matière de rendement?

☐ Constamment Respecté

☐ Parfois Rencontré

☐ N'a Pas Été Respecté (Documenté Dans Le Dossier De Performance)

Registre De Présence (Tel Que Documenté):

Mesures Disciplinaires Documentées (Le Cas Échéant):

Points Forts Observés:

Domaines De Préoccupation (Doivent Être Fondés Sur Des Faits, Par Exemple, «Délais Non Respectés» Et Non «Mauvaise Attitude»):

Déclaration De Clôture

Cette référence est basée uniquement sur des documents et mes observations professionnelles durant l'emploi de la personne. Aucune information n'a été fournie au-delà des faits et des éléments vérifiables figurant dans son dossier RH.

Signature: __________________________

Titre: ______________________________

Date: ______________________________

Où S'intègrent Les Vérifications D'antécédents

Les références ne sont pas le seul moyen de confirmer les antécédents d'un candidat. De nombreux employeurs au Canada s'appuient sur des références structurées. Vérifications des antécédents pour des décisions d'embauche plus sûres et plus cohérentes. Ces vérifications réduisent les risques et fournissent des informations que les références seules ne peuvent pas fournir.

Les types courants de vérifications préalables à l’emploi comprennent:

Vérifications De Casier Judiciaire

Ils vous indiquent si un candidat à un histoire criminelle. Vérifications de casier judiciaire sont souvent nécessaires pour les postes dans la finance, la santé, l’éducation et tout poste impliquant de travailler avec des personnes vulnérables.

Vérification De L'éducation Et De L'emploi

Vérification de l'éducation confirme que les candidats possèdent les diplômes ou titres qu'ils revendiquent, et vérification de l'emploi. Vérifie les intitulés de poste et les dates d'emploi des anciens employés. Cela évite l'inflation des CV.

Vérifications De Crédit

Les employeurs utilisent généralement des vérificationsde crédit. Utilisez-les avec parcimonie, généralement dans les secteurs où la responsabilité financière est essentielle, comme la banque ou les valeurs mobilières. Manipulez-les avec précaution pour respecter les lois sur la confidentialité.

Référence Cut

Traditionnel vérifications de références font toujours partie du processus, mais ils sont plus solides lorsqu’ils sont appuyés par des vérifications d’antécédents documentées.

Médias Sociaux Ou Dépistage Numérique

Les employeurs peuvent examiner les profilsde médias sociaux. Pour évaluer le professionnalisme ou les risques potentiels pour la réputation. Ne prenez en compte que le contenu public ; les informations privées ou personnelles sont interdites.

Le Manuel De L'employeur Pour Des Références Plus Sûres

Les employeurs peuvent éviter les tracas juridiques en établissant un processus structuré de gestion des références. Confier cette gestion à des managers individuels augmente le risque de réponses incohérentes ou risquées.

Bonnes pratiques pour les équipes RH:

• Former les gestionnaires sur ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas divulguer lors des appels de référence
• Centraliser les vérifications de références via les RH, afin que les superviseurs de première ligne ne prennent pas eux-mêmes de décisions juridiques
• Obtenez le consentement écrit des candidats avant de contacter les références afin de rester conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).règles de confidentialité
• Gardez un langage neutre et professionnel, en vous en tenant aux faits documentés plutôt qu'aux impressions personnelles

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Performances de location Plateforme e Screener rationalise le respect des lois sur la confidentialité et de la jurisprudence en centralisant les vérifications des références et des antécédents.

Avantages de Screener :

• Simplifie les vérifications en matière de criminalité, d'éducation, de crédit et d'emploi
• Automatise la collecte de références avec le consentement du candidat déjà intégré
• Fournit un système unique, conforme à la confidentialité, rapide, cohérent et sécurisé

Boucler La Boucle Sur Les Références Patronales Sûres Et Légales

Oui, les employeurs canadiens en 2025 peuvent fournir des références négatives, mais seulement lorsqu’elles sont véridiques, fondées sur des faits et appuyées par des documents.

L'approche la plus sûre combine les références avec des vérifications d'antécédents structurées avant l'embauche, des politiques claires et des outils garantissant la conformité. Grâce à des plateformes comme eScreener de Hire Performance, votre service RH peut se concentrer sur le recrutement des bons candidats au lieu de se soucier des erreurs juridiques.

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